Was beim Kauf von Kopiergeräten zu beachten ist

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Was beim Kauf von Kopiergeräten zu beachten ist

Kopiergeräte spielen im Alltag eine wichtige Rolle. Sei es zum Vervielfältigen von Dokumenten, zum Faxen oder zum Drucken von Computerdateien. Daher sind sie in privaten Haushalten nicht mehr wegzudenken. Besonders aber in Business und Industrie sind sie durch die vielfältige Funktionalität unentbehrlich. Bei eBay erhalten Sie Kopiergeräte in unterschiedlichen Ausstattungen. Beim Kauf eines derartigen Gerätes, gilt es jedoch einige Punkte zu beachten.

Für welchen Einsatzzweck wird das Kopiergerät benutzt?

Kopiergeräte sind in verschiedenen Größen und unterschiedlichen Ausstattungen erhältlich. Es gibt dabei Geräte, die sich eher für den privaten Haushalt eignen oder für den Industriebereich gedacht sind. Kleinere Kopiergeräte sind handlich und ergänzen die Büroausstattung in einem privaten Haushalt. Diese können auch sehr gut mobil von Vereinen oder sonstigen Einrichtungen genutzt werden. Als Papierformat können nur Seiten in DIN A4 kopiert beziehungsweise ausgedruckt werden. Große Kopiergeräte sind überwiegend für den Bereich "Business und Industrie" geeignet. Bei diesen müssen Sie bedenken, dass die Geräte schwer und bedingt beweglich sind. Allerdings bieten sie mehrere Einschübe für Papier. Auch das DIN A3-Format wird unterstützt.

Welche Kosten erwartet Sie beim Kauf eines Kopiergerätes?

Der Kostenfaktor eines Kopiergerätes ist nicht zu unterschätzen. Kleine und einfache Geräte können Sie zwar schon günstig bekommen, aber große Multifunktionsgeräte kosten nicht selten mehrere Hundert oder teilweise Tausende Euro. Dabei spielt die Ausstattung auch eine große Rolle. Je umfangreicher und vielfältiger diese ist, desto höher ist der Preis. Als Faktoren können hier zum Beispiel die Leistung im Hinblick auf die Seitenanzahl, die Qualität der Kopien oder auch das Zubehör ausschlaggebend sein. Sie sollten sich vor dem Kauf also genau überlegen, welche Funktionen Sie benötigen, denn dies kann unter Umständen auch weniger finanziellen Aufwand bedeuten.

Welche Drucktechnik ist für Sie passend?

Kopiergeräte setzen auf unterschiedliche Drucktechniken und sind deshalb auch für verschiedene Anwendungsbereiche geeignet. Neben Geräten, die Tinte benutzen, gibt es auch Modelle mit Laser, die einen speziellen Toner benötigen. Jedes einzelne Verfahren besitzt individuelle Stärken und Schwächen, die sich an verschieden Kriterien messen lassen. Die für Sie favorisierte Technik können Sie anhand Ihrer persönlichen Bedürfnisse auswählen.

Welche Eigenschaften bietet ein Tintenstrahl-Kopiergerät?

Tintenstrahl-Kopiergeräte verwenden die gleiche Technik wie handelsübliche PC-Tintenstrahldrucker. Hier kann noch einmal zwischen Farb- und Schwarz/Weiß-Kopierern unterschieden werden. In der Regel werden Grafiken und normale Schrift in sehr guter Druckqualität ausgegeben. Besonders Farbe hat daran einen großen Anteil. Der Nachteil besteht allerdings in hohen bis sehr hohen Verbrauchskosten pro gedruckter Seite, weil die Tinte nicht gerade günstig ist. Zudem müssen Sie beachten, dass Sie das Kopiergerät in regelmäßigen Abständen verwenden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Tinte eintrocknet und somit die teure Patrone nutzlos wird. Ferner kann natürlich auch der Druckkopf der Tintenpatrone verstopfen.

Die Vor- und Nachteile von Laser-Kopiergeräten

Eine andere Technik wird von Laser-Kopiergeräten genutzt. Diese verwenden, wie der Name es schon erahnen lässt, einen Laser, der kleine Teilchen auf dem Papier zerschmilzt. Dadurch entsteht die schwarze, lesbare Schrift. Die Teilchen stellen ein feines Pulver dar, das zusammengefasst als Toner bezeichnet wird. Diese Geräte weisen eine hohe Druckqualität auf und erlauben es, sehr viele Seiten in kurzer Zeit aufeinanderfolgend zu drucken. Dies geschieht sogar um einiges schneller als bei Tintenstrahl-Kopiergeräten. Allerdings kann, bedingt durch den Toner, keine farbige Kopie hergestellt werden. Im Gegensatz zur Tinte besteht bei dem pulverförmigen Toner aber keine Gefahr von Austrocknung. Des Weiteren ist der Seitenpreis im Vergleich geringer. Demgegenüber stehen zwar die hohen Anschaffungskosten für einen neuen Toner, dafür hält dieser aber länger und muss nicht so oft wie eine Tintenpatrone gewechselt werden. Durch diese Eigenschaften bieten sie sich ideal für den Einsatz in einem Unternehmen an.

Welche Eigenschaften verspricht ein Kopiergerät?

Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich einfache und teure Geräte meistens durch die Ausstattung. Einige Grundfunktionen sollten aber alle Kopierer besitzen. So haben beinahe alle professionellen Kopiergeräte verschiedene Kassetten oder Magazine, aus denen Papier automatisch zum Druck entnommen werden kann. Die Kassetten können auf unterschiedliche Papiergrößen eingestellt werden. Am häufigsten sind das die Größen von DIN A5 bis DIN A3. Magazine bieten nur die Möglichkeit, eine vorhandene Papiergröße einzulegen. Allerdings besitzen diese Platz für ungefähr 4000 Seiten Papier, Kassetten jedoch nur für 500 Blatt.
Ein weiterer Punkt ist die Geschwindigkeit. Heutige Kopierer können zwischen 20 bis 25 Seiten pro Minute drucken. Wenn Sie nur in regelmäßigen Abständen wenige Seiten drucken, dürften Geschwindigkeitsunterschiede kaum ins Gewicht fallen. Bei großen Dokumenten mit sehr vielen Seiten kann eine hohe Druckgeschwindigkeit von Vorteil sein. Daher empfiehlt es sich, nach einem Kopierer zu schauen, welcher sogar bis zu 100 Blatt pro Minute bedrucken kann.  Bei der Druckauflösung gibt es nicht viel zu beachten. In der Regel bieten Kopiergeräte eine Druckauflösung von 2400 x 600 dpi(dots per inch). Dabei müssen Sie aber bedenken, dass eine höhere Druckauflösung die Druckgeschwindigkeit verlangsamen kann. Die Einstellung der Auflösung erfolgt bei jedem Gerät individuell.

Empfohlene Zusatzfeatures eines Kopiergerätes

Neben den Grundfunktionen kann es sinnvoll sein, ebenfalls nach einer zusätzlichen Ausstattung zu schauen. Diese bietet einerseits mehr Komfort und kann Ihnen andererseits Zeit ersparen. Zum Beispiel gibt es Kopierer mit einem Originaleinzug. Diese ermögliches es, Vorlagen, die aus mehreren Seiten bestehen, selbstständig zu kopieren. Dazu werden die Vorlagen vollautomatisch eingezogen, gescannt und anschließend wieder vom Vorlagenglas entfernt. Nach dem Vorgang haben Sie die Originale und die Kopien auf einem separaten Stapel liegen. Darüber hinaus sind manche Kopiergeräte in der Lage, die Originale zu wenden. Dies hat den Vorteil, dass sich ebenfalls die Rückseiten automatisch kopieren lassen. Dadurch können Sie sich in der Zwischenzeit anderen Aufgaben zuwenden und somit die Produktivität steigern.
Ein anderer Aspekt ist ein digitaler Kopierer. Diese haben die analogen Kopiergeräte, die seit dem Jahr 2000 nicht mehr hergestellt werden, abgelöst. Sie bieten zudem einige Vorteile zu ihren analogen Pendants. So werden zunächst die zu kopierenden Seiten in einen Zwischenspeicher geladen. Aus diesem können Sie dann mehrere Kopien anfertigen, ohne die Vorlage erneut einscannen zu müssen. Die Zeitersparnis, die sich daraus ergibt, vervielfacht sich sogar, wenn Sie, je nach Umfang, mehr als zwei Kopien von einer Vorlage anfertigen müssen. Außerdem ist durch digitale Kopierer die Möglichkeit gegeben, die Dokumente vor dem Ausdrucken noch einmal zu bearbeiten. Dadurch lässt sich zum Beispiel die Kantenschärfe der Schrift erhöhen, was sich besonders bei handschriftlichen Dokumenten positiv bemerkbar macht. Im Gegensatz dazu weisen Analog-Kopierer häufig Randunschärfen auf.
Als Nachteil von digitalen Kopierern ist zu erwähnen, dass es zu einer Beeinträchtigung des Druckergebnisses durch Bildrauschen kommen kann. Ebenfalls ist deren Farbraum (also die Abstufung der Schattierungen) in der Regel geringer als bei einem analogen Kopierer. Digitale und analoge Kopiergeräte unterscheiden sich auch bei der Ausgabeeinheit. Bei einem digitalen Kopierer spricht man hier von einem Finisher, bei einem analogen von einem Sorter. Beiden Ausgabeeinheiten ist gemein, dass sie die Kopien sortiert ablegen können. Auch mehrseitige Vorlagen können Sie mehrfach kopieren und anschließend wieder sortiert der Ausgabeeinheit entnehmen. Bei manchen Finishern besteht außerdem die Möglichkeit, die Kopien auf Wunsch heften zu lassen.

Um die Dokumente bequem bearbeiten zu können, bietet sich ein Display idealerweise an. Über dieses können Einstellungen und Parameter geändert werden, was zu einem guten Druckergebnis führt. Es beinhaltet zudem eine Übersicht, um alle Druckeinstellungen auf einen Blick einsehen zu können und lässt sich einfacher bedienen als eine analoge Anordnung aus Tasten. Des Weiteren ist auch eine automatische Duplexeinheit sinnvoll. Durch diese können beide Seiten eines Papierblattes bedruckt werden, demnach also auch die Rückseite. Wenn Sie diese Hilfe in Anspruch nehmen, lässt sich der Papierverbrauch nahezu halbieren. Außerdem besitzen manche Kopiergeräte eine Lochereinheit. Mit dieser können Kopien, unabhängig von deren Seitenanzahl, automatisch gelocht werden. Dadurch müssen Sie die Kopien nur noch entnehmen und direkt abheften, was wiederum einiges an Arbeitszeit erspart.

Als letzten Punkt sollten Sie auf die Konnektivität des Kopierers achten. Durch einen LAN-Anschluss ist es möglich, Dokumente direkt vom PC aus zu drucken. Außerdem kann der Kopierer dadurch in das vorhandene Netzwerk integriert werden und von jedem Computer individuell angesteuert und bedient werden.

Ein Multifunktionsdrucker als Alternative

Wenn Sie das Kopiergerät auch für andere Zwecke nutzen wollen, könnte eventuell auch ein Blick auf einen so genannten Multifunktionsdrucker hilfreich sein. In einem Gehäuse bietet dieser eine hohe Funktionalität. Neben der reinen Kopier-/Druckfunktion besitzt ein Multifunktionsdrucker einen Scanner, der über einen Computer angesteuert werden kann. So bietet sich Ihnen die Möglichkeit an, Dokumente direkt am Computer zu bearbeiten und zu speichern. Zusätzlich kann über einen integrierten LAN-Port eine Faxfunktion eingerichtet werden, mit der Sie Dokumente auf direktem Wege zu Geschäftspartnern senden können. Sie müssen jedoch bedenken, dass Multifunktionsdrucker nicht dafür geeignet sind, Hunderte Kopien am Tag anzufertigen. Auch besteht bei diesen keine Option, die Kopien automatisch beidseitig zu bedrucken oder automatisch einziehen zu lassen.

Vergleichen Sie die verschiedenen Kopiergeräte

Vor dem Kauf eines Kopiergerätes, sollten Sie sich die Funktionen und Eigenschaften der Kopierer genau anschauen. Nur dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie das optimale Gerät finden, das Ihre Erwartungen erfüllt. Bedenken Sie noch einmal den genauen Verwendungszweck und entscheiden Sie sich anhand der von Ihnen gewünschten Zusatzausstattung für das favorisierte Gerät. Nehmen Sie sich Zeit für die Entscheidung. Immerhin möchten Sie das Gerät einige Jahre in vollem Umfang nutzen und sich später nicht über einen Fehlkauf ärgern.

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