Tipps für den Kauf eines Dokumentenscanners

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Tipps für den Kauf eines Dokumentenscanners

Dokumente sicher archivieren: Mit diesem Ratgeber finden Sie den richtigen Dokumentenscanner

Scanner gibt es in vielen unterschiedlichen Versionen. Neben den sehr weit verbreiteten Flachbett-, Einzugs- und Diascannern sind auch Spezialversionen zu haben, die für einzelne Aufgaben optimiert wurden.

Dieser Ratgeber informiert über die wichtigsten Scannerarten, die Vorteile von professionellen Dokumentenscannern und die Möglichkeiten, Dokumente sicher und dauerhaft zu digitalisieren und zu archivieren.

Wenn es unterwegs schnell gehen muss

Häufig bekommt man unterwegs Visitenkarten oder andere kleine Schriftstücke, die sorgfältig aufbewahrt werden sollten. Hierfür gibt es spezielle mobile Scanner. Ein Visitenkartenscanner ist zum Beispiel nicht größer als eine Zigarettenpackung, und wer geschäftlich unterwegs ist, hat meist ohnehin sein Notebook dabei, um die Daten rasch zu archivieren.

Ebenfalls gut für den mobilen Einsatz sind Handscanner. Mit dem Handscanner in Stiftform kann man sehr schnell kleinere Dokumente, aber auch Bilder einlesen. Ein wenig Übung gehört allerdings dazu, um wirklich einwandfreie Scanvorgänge durchzuführen. Beim Scannen bewegt der Anwender den Scanner langsam über das einzulesende Schriftstück. Es gibt Modelle, die aussehen wie ein ganz normaler Schreibstift, andere haben einen breiten und flachen Kopf. Aber Achtung: In einem ähnlichen Format werden auch Barcode-Scanner angeboten. Hier droht leicht eine Verwechslungsgefahr. Es ist also immer ratsam, sich die Produktbeschreibungen bei Handscannern sehr genau anzuschauen, damit man auch wirklich einen Dokumentenscanner bestellt und nicht ein Gerät, das nur Strichcodes auf Produktverpackungen einliest.

Wenn Sie einen Handscanner in Stiftform kaufen, achten Sie darauf, dass er über einen eigenen Speicher verfügt. So sind Sie unabhängig von PC oder Notebook und können die Daten später übertragen. Andere Handscanner benötigen in der Regel den Anschluss an einen PC oder ein Notebook und übertragen die Daten direkt auf deren Speicherkarten oder einen USB-Stick.

Papierloses Arbeiten ermöglicht der Dokumentenscanner

Wer ein sogenanntes papierloses Büro anstrebt, sollte einen speziellen Dokumentenscanner anschaffen. Diese Geräte eignen sich zum automatischen Einlesen zahlreicher Dokumente und anderer Vorlagen. Üblicherweise ist der Dokumentenscanner ein Einzugsscanner. Das heißt, alle Vorlagen werden in ein Fach gelegt, automatisch eingezogen und an der Scaneinheit vorbeigeführt. Die eingelesenen Daten werden sofort digitalisiert und an der vorher bestimmten Stelle im PC abgespeichert.

Es gibt auch Dokumentenscanner, die neben dem automatischen Einzug zusätzlich einen Flachbettscanner beinhalten. Das ist vorteilhaft, wenn zum Beispiel auch sperrige Vorlagen wie Zeitschriftenartikel oder Buchseiten eingescannt werden sollen.

Wenn Sie häufig Dokumente einscannen, die beidseitig bedruckt sind, sollten Sie einen Dokumentenscanner kaufen, der über eine zweite Leseeinheit verfügt. In diesem Fall können Vorder- und Rückseite des Dokumentes zeitgleich abgetastet und gescannt werden. Die durchschnittliche Auflösung bei Dokumentenscannern liegt zwischen 150 und 600 dpi. Das genügt für Dokumentenscans. Lediglich bei hoch auflösenden Bildern können 600 dpi zu knapp bemessen sein. Hier ist ein Flachbettscanner vorzuziehen.

Wenn über ein Netzwerk auf die gescannten Daten zugegriffen werden soll, kann die Anschaffung eines Dokumentenservers sinnvoll sein. Hier wird der Scanner an den Dokumentenserver angeschlossen und nicht an einen einzelnen Computer. Im Dokumentenserver werden alle eingelesenen Dokumente archiviert. Über das Netzwerk kann so jeder berechtigte Teilnehmer auf die eingescannten Unterlagen zugreifen.

Besondere Scannerformen nicht nur für Dokumente

Normale Scanner – also auch Dokumentenscanner – verarbeiten in der Regel DIN-A4-Vorlagen. In Einzelfällen können Scanner auch Dokumente oder Pläne im DIN-A3-Format einlesen. Wer häufig mit sehr großen Vorlagen arbeitet, sollte auf einen Großformatscanner ausweichen. Hier sind Vorlagen bis zur Größe DIN A0 kein Problem, manche Modelle arbeiten sogar noch größere Vorlagen ab. Großformatscanner benötigen jedoch einen sehr leistungsfähigen PC, der über einen groß dimensionierten Arbeitsspeicher verfügt. Es gilt der einfache Grundsatz: Je größer die Vorlage ist, umso größer ist auch die spätere Datei, die gespeichert werden soll.

Eine weitere Sonderform, die man häufig bei Werbeagenturen, Zeitungs- und Buchverlagen findet, sind sogenannte Trommelscanner. Sie sind immer dort angebracht, wo Bilder in höchster Qualität als Druckvorlagen gescannt werden müssen. Äußerlich sieht ein Trommelscanner aus wie ein dickes Rohr. Darin befindet sich die Trommel, in die die Vorlage eingespannt wird. Zum Einscannen rotiert diese Trommel mit hoher Geschwindigkeit, während die Leseeinheit Zeile für Zeile die Vorlage abtastet. Im Dokumentenbereich sind Trommelscanner aber unüblich, zumal sie auch relativ teuer sind.

Als letzte Sonderform, die aber auch für den Dokumentenscan nicht wirklich infrage kommt, sind 3-D-Scanner zu erwähnen. Hier kann man komplette Gegenstände einscannen. Die Daten werden dann später mit speziellen 3-D-Modellierprogrammen bearbeitet. Auch 3-D-Scanner liegen im hohen Preissegment und sind für den privaten Einsatz eher ungeeignet.

Flachbett oder Einzug – darauf sollten Sie beim Kauf des Dokumentenscanners achten

Die beiden bekanntesten Systeme bei Scannern sind

  • Flachbettscanner oder
  • Einzugsscanner.

Der Flachbettscanner erinnert vom Aussehen her an einen kompakten Kopierer, ist aber deutlich kleiner und flacher. Der Einzugsscanner hingegen sieht auf den ersten Blick aus wie ein ganz normaler Drucker. Dazu gibt es noch Scanner, deren Aussehen an eine Wasserwaage erinnert. Hier kann jeweils nur ein Blatt allein durch den Scanner laufen.

Der erste augenfällige Unterschied zwischen beiden System liegt in der Größe. Flachbettscanner beanspruchen mehr Platz auf dem Schreibtisch als die oft wesentlich kleineren Einzugsscanner. Allerdings bietet der Flachbettscanner, auf dem sich natürlich auch alle Arten von Dokumenten einscannen lassen, den Vorteil, dass er auch sperrige Vorlagen bei geöffnetem Scannerdeckel gut erfassen kann. Außerdem lassen sich extrem kleine Vorlagen wie zum Beispiel Passbilder auch problemlos einlesen. Hier stoßen Einzugsscanner häufig an ihre Grenzen. Die Vorteile des einen Gerätes sind also gleichzeitig die Nachteile des anderen. Reine Einzugsscanner spielen immer dann ihre Vorteile aus, wenn das Platzangebot auf dem Schreibtisch begrenzt ist und eigentlich nur DIN-A4-Vorlagen eingescannt werden sollen.

Weitere Unterschiede

Bisher lag der größte Vorteil eines Einzugsscanners darin, dass er automatisch mehrere Blätter nacheinander einscannen konnte. Die technischen Weiterentwicklungen im Flachbett-Bereich gleichen diesen Vorteil inzwischen fast vollständig aus. Inzwischen kann man für zahlreiche Flachbett-Scanner sogenannte Stapeleinzüge kaufen. Damit ist auch ein Flachbett-Scanner in der Lage, alle eingelegten Blätter automatisch nacheinander einzuscannen. Effektiv und zeitsparend bei größeren Dokumentenmengen sind hier besonders Flachbett-Scanner im DIN-A3-Format. Hier können gleich zwei DIN-A4-Vorlagen auf einmal eingelesen werden. Das spart einen kompletten Arbeitsgang ein. Es gibt inzwischen hochwertige Einzugsscanner, die über ein optimiertes Transportsystem verfügen, sodass auch kleinere oder dickere Vorlagen wie Visitenkarten oder Fotos gut an der Leseeinheit vorbeigeführt werden können. Hinweise, ob der ausgesuchte Einzugsscanner über die verbesserte Transporttechnologie verfügt, finden Sie in den Technischen Datenblättern, die man in der Regel auf der Webseite des Herstellers einsehen kann.
Übrigens: Ein guter Scanner macht den Kopierer überflüssig. Man kann damit Anlagen gleich vom PC an ein Fax oder eine Email anhängen.

Texterkennungsprogramme ermöglichen das Bearbeiten gescannter Texte

Achten Sie beim Kauf darauf, dass der Scanner über eine gute Texterkennungssoftware verfügt. So ist es möglich, aus eingescannten Dokumenten Texte zu machen, die verändert oder bearbeitet werden können. Interessant sind in diesem Zusammenhang sicher auch Multifunktionsgeräte, die das Drucken, Kopieren und Scannen in einer Einheit ausführen. Damit lassen sich Kopien anfertigen, ohne dass der Computer eingeschaltet sein muss.
 

Die Scannertechnik

Üblicherweise arbeiten Scanner mit CCD-Bildsensoren (Charge Coupled Device). Dadurch ist eine hohe Bildqualität garantiert. Diese Technik benötigt jedoch eine sehr aufwendige Optik, die aus Spiegeln, Linsen und einer Kaltlichtlampe als Lichtquelle besteht. Scanner mit Kaltlichtlampen brauchen eine Aufwärmphase, bevor sie benutzt werden können. Die optischen Grundbedingungen sorgen dafür, dass Geräte mit CCD-Bildsensoren häufig relativ groß und unhandlich aussehen.

Bei kleineren und auch bei mobilen Hand- und Dokumentenscannern werden inzwischen auch andere Bildsensoren verwendet. Ein Bildsensor mit der Bezeichnung CIS (Contact Image Sensor) ist wesentlich weniger aufwendig gebaut. Allerdings muss hier ein direkter Kontakt zur Vorlage hergestellt werden. Deshalb haben Geräte mit CIS-Bildsensoren eine Auflagescheibe.

Die Geräte selbst sind robuster und können zum Beispiel auch hochkant betrieben werden. Nachteile muss man jedoch bei der Tiefenschärfe in Kauf nehmen. Hier reichen sie nicht an die CCD-Bildsensoren heran. Wenn die Vorlage nicht absolut plan auf der Auflagescheibe liegt, entstehen zum Teil gravierende Unschärfen beim Einscannen.

Niedrig im Energieverbrauch: LED

Bei modernen Scannern wird inzwischen teilweise auf die Kaltlichtlampe verzichtet. Hier übernehmen LEDs die Beleuchtung. Das spart Strom, und auch die Aufwärmphase entfällt. Die Geräte sind sofort nach dem Einschalten bereit zum Scannen. Scanner mit LED-Technologie benötigen aufgrund des extrem geringen Energieverbrauchs kein eigenes Netzteil, sondern werden vom PC mit Strom versorgt.

Der größte Vorteil bei der LED-Technik ist jedoch, dass LEDS wesentlich haltbarer sind und deshalb kaum gewechselt werden müssen. Kaltlichtlampen hingegen haben eine deutlich geringere Betriebszeit.

Wenn Ihr Scanner hauptsächlich als Dokumentenscanner eingesetzt wird, sind Geräte auf CIS-Basis mit LED-Leuchtquellen eine sehr gute Wahl. Sie sind klein, kompakt und verbrauchen wenig Energie. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass Fotos oder bebilderte Buchseiten zum Beispiel mit einer geringeren Farbtiefe eingescannt werden und so möglicherweise an Brillanz verlieren.

Den Scanner anschließen

Die meisten Scanner werden über den USB-Port mit dem Rechner verbunden. Für reine Dokumentenscanner reicht hier sogar ein USB-1.1-Port aus, weil die eingescannten Dateien relativ klein sind. Werden gelegentlich auch Bilder eingescannt, sollte aber der USB-2.0-Standard gewählt werden. USB hat den Vorteil, dass es über ein echtes Plug-and-play verfügt. Sobald der Scanner eingestöpselt ist, kann man damit arbeiten.

Für eine schnelle Datenübertragung sorgen neben den USB-Ports auch SCSI- oder Firewireports. Hier muss allerdings geprüft werden, ob der Computer über diese Schnittstellen verfügt. Ansonsten müsste eine entsprechende Erweiterungskarte angeschafft, eingebaut und konfiguriert werden.

Es gibt Hersteller, bei denen eine einfache SCSI-Karte zum Lieferumfang des Scanners gehört. Die Kosten für eine zusätzliche Anschaffung entfallen hier zwar, aber einbauen und konfigurieren muss man die neue Schnittstelle trotzdem. Firewire-Schnittstellen sind genauso komfortabel wie USB-Anschlüsse und etwa so schnell wie eine einfache SCSI-Version. Von der Schnelligkeit her kann man Firewire 400 mit dem USB-Standard 2.0 und Firewire 800 mit dem USB-Standard 3.0 vergleichen.

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