Tabellenkalkulation leicht gemacht – ein Ratgeber

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Das Anlegen von Tabellen gehört zum Alltag vieler Computernutzer. Was vermeintlich unkompliziert im Miniaturformat und in einem normalen Textverarbeitungsprogramm zu erledigen ist, entwickelt sich mit anfallendem Datenvolumen zu einer kniffligen Angelegenheit. Schnell wird dann eine spezielle Software nötig, um den auflaufenden Bedarf zu stemmen – und ihn über einen langen Zeitraum zu aktualisieren. Schließlich liegt im Einpflegen neuer Daten in die Tabellen die Essenz der Kalkulation. Über einen langen Zeitraum müssen Übersicht und Handhabung aufeinander abgestimmt sein, ansonsten droht das Zahlenchaos. Der Markt an entsprechender Software für den professionellen Schreibtisch-Einsatz bietet Möglichkeiten in Hülle und Fülle. Neben den beiden renommierten Anbietern Microsoft und Apple sind diverse alternative Hersteller mit ihren Anwendungen vertreten, auch wenn Excel dank Verbreitung und Anwendungsvielfalt das Maß aller Dinge darstellt.

Im Wesentlichen muss eine fähige Kalkulationssoftware die Qualität der variablen Bedienung erfüllen, soll heißen: Auf welche Art und Weise fügt sich die erstellte Tabelle in das Arbeitsumfeld des Rechners ein? Wie ist sie über das Erstellen hinaus zu nutzen? Daneben spielen natürlich die Verträglichkeit mit anderen Anwendungen ebenso wie das Preis-Leistungs-Verhältnis eine tragende Rolle.

Erfahren Sie im folgenden Text alle wissenswerten Details bezüglich der souveränen Option einer Kalkulationssoftware. Legen Sie sich ein Know-how im Umgang mit den essenziellen Anwendungsmöglichkeiten zu und beherrschen Sie anschließend Ihr Programm aus einer soliden Kenntnis heraus. Im Fokus stehen die zwei populärsten und ausgereiftesten Varianten des Marktes, die umfangreich ausgestatteten Programme von Microsoft und Apple. Erleben Sie darüber hinaus Ihr Erfolgserlebnis auf eBay: Diverse Anbieter halten die unterschiedlichen Versionen der angesprochenen Software bereit. Auch bezüglich des Einsatzes vermeintlich unspektakulärer und auf einen rein statistischen Zweck hin angelegter Anwendungen lohnt neben dem Preisvergleich auch der Kauf älterer Versionen: Die Unterschiede im Verhältnis zur Vorgängerversion sind oft nur marginal, im Preis liegen die ältere und die neuere Ausführung jedoch meist weit auseinander.

Kompetenter Spitzenreiter: Excel dominiert dank riesiger Auswahl

Bei Excel handelt es sich um eines der Vorzeigeprogramme aus dem Hause Microsoft. Die Besonderheit im Gebrauch besteht in erster Linie in der Konstanz der einzelnen Funktionen. Seit dem erstmaligen Erscheinen in den späten 80er Jahren sind die Grundlagen nur wenig verändert worden, was im Großen und Ganzen auch für die benachbarten Office-Funktionen gilt. Lediglich die Symbole haben mit der Zeit einige optische Veränderungen erfahren, zumal auch Microsoft seit Windows 8 auf die Kachel-Optik setzt und sein Excel-Logo dementsprechend angepasst hat. Weiterhin gilt: Der einmal erlernte Umgang mit der Software bleibt als Basis für alle Versionen erhalten, einzelne Anpassungen greifen im Grunde nicht in das Gesamtgefüge Excel ein.

Die Programmiersprache für die Buchführung

Excel erledigt unterschiedliche Berechnungen der komplexen Art. Ob im betriebswirtschaftlichen oder privaten Bereich, allen Berechnungen liegt das korrekte Einfügen der benötigten Datensätze in die Anwendung zugrunde. Dabei ist zwischen Funktionen und Argumenten zu unterscheiden. Funktionen erzielen stets einen Wert – also das von Ihnen als Nutzer erwartete Ergebnis einer bestimmten Berechnung, etwa die Anzahl der durchschnittlichen Krankheitstage bei Mitarbeitern in der Probezeit oder Ähnliches. Um diesen Wert nun zu ermitteln, benötigen die Funktionen entsprechende Argumente. Dargestellt werden die Funktionen in der Tabelle mit den folgenden Merkmalen: In der oberen Eingabeleiste folgt hinter dem Gleichheitszeichen der von Ihnen gewählte Titel der Funktion. Im Anschluss geben Sie in eine Klammer die entsprechenden Argumente ein, diese sind durch Semikolon getrennt. Beim Anklicken der Werte springt Excel nun auf die jeweiligen Kästchen im weiter unten liegenden Tabellenteil der Grafik. Natürlich bleibt es bei Arbeitsfeldern größeren Umfangs nicht bei einer Funktion, nicht selten sind Hunderte parallel zu verwalten. Um hier den Durchblick zu wahren, genügt das Einfügen des passenden Schlagworts in die Eingabeleiste. Excel erkennt die bereits verwendeten Begriffe sofort und macht Ihnen Vorschläge. Zudem werden Informationen bezüglich des Inhalts angezeigt, eine sogenannte „Quickinfo", und zwar immer dann, wenn der Mauszeiger auf einem Begriff stehen bleibt. Hierbei besonders praktisch: Die Informationen enthalten alle relevanten Details der benötigten Argumente wie etwa „Summe" oder „Prozent" – bei mehreren parallel verwendeten Funktionen eine unverzichtbare Einrichtung.

Ordnung ist alles: Excel als digitaler Aktenschrank

Analog zu einem büroeigenen Archiv erstellt auch Excel eine Hierarchie der verschiedenen Dokumente. Dazu werden Arbeitsmappen angelegt, diese bilden mit ihren einzelnen Blättern den wesentlichen Arbeitsbereich. Die Blätter wiederum bestehen aus Registern, diese unterteilen sich noch einmal in Zellen, in denen schließlich die Daten eingefügt werden. Die maximale Anzahl von fast 70.000 Blättern ermöglicht einen gewaltigen Spielraum und dürfte zumindest einen Privatanwender kaum in Schwierigkeiten bringen.

Die Zellen sind zwecks besserer Bearbeitung in Zeilen und Spalten unterteilt. Um die Einheit einer Zelle, die schließlich mit Argumenten ausgestattet wird, zu identifizieren, verleiht das Programm ihr ein Kürzel, bestehend aus Buchstabe und Ziffer (etwa A6). Diese Kombination dient innerhalb der Dokumente als Zellbezug und spielt dementsprechend eine entscheidende Rolle beim Wiederfinden und Bearbeiten. Vorgegangen wird bei der Kennzeichnung nach einem klaren Schema: Oben links beginnt die alphabetische Ordnung mit dem Kürzel A1, wobei das A für die erste Spalte und die 1 für die erste Zelle steht.

Die erfolgreiche Suche in den Excel Arbeitsmappen

Sind die ersten Mappen angelegt, beginnt die Suchfunktion ihren Wert unter Beweis zu stellen, sie wird unverzichtbar. Aus diesem Grund verfügen die Excel-Versionen über die sogenannte „Pivot-Funktion". Anhand dieser können Sie die Spaltenüberschriften in Felder transformieren, die für eine deutlich gesteigerte Übersicht sorgen. Sie erreichen die Pivot-Funktion über das Menü, sie steht unter „Register" bzw. im zweiten Schritt „Tabellen". Dort aktivieren Sie „PivotTable", im Anschluss öffnet Excel ein neues Fenster, bei dem es sich um das Pivot-Fenster handelt. Fortan bündelt Pivot sämtliche Daten und fasst sie übersichtlich zusammen. Die unter einem Kennzeichen abgelegten Daten, zum Beispiel sämtliche in Anspruch genommenen Brückentage, erscheinen im Pivot-Fenster – ohne dass Sie die einzelnen Einträge oder Mappen manuell nach relevanten Daten durchsuchen brauchen. Diese Art der Filterfunktion lohnt sich vor allem dann, wenn nicht nur die Zahl der Mappen, sondern zugleich auch deren Komplexität einen gewissen Grad erreicht hat. Unter dem etwas exotisch anmutenden Begriff „Pivot" ist übrigens soviel wie „Angelpunkt" zu verstehen. Dem Namen nach eignet es sich hervorragend zur individuellen Herstellung eines bestimmten Blickwinkels über die Menge der unterschiedlichen Daten. Nach dem Ablegen als eigenes Arbeitsblatt greifen Sie später bequem auf die Pivot-Recherche zurück.

Ganz ähnlich funktioniert die Unterstützung durch Diagramme. Auch hier verfügt das Programm über eine hilfreiche Assistenz, die passend zu den gruppierten Daten das entsprechende Diagramm liefert. Neben dem gängigen Assistenten, der nicht nur Anfängern die Eigenheiten von Excel in kleinen Schritten näherbringt, runden die beiden zusätzlichen Hilfseinrichtungen die Nutzung gekonnt ab. Im Verhältnis zu Word etwa steigt das Maß der eingeblendeten Tipps und Tricks deutlich an, was allerdings auch an der von vornherein dichteren Materie einer Kalkulationssoftware liegt.

Konkurrenz im Umgang mit Tabellen: Apples Excel heißt „Numbers"

Deutlich später als der Konkurrent Microsoft brachte Apple seine Tabellenkalkulationsprogramm „Numbers" auf den Markt. In bewährter Apple-Optik ergänzt es seit 2008 das umfangreiche Anwender-Paket iWork. Nutzer von Excel - sofern sie denn umsteigen wollen – müssen sich an einige Veränderungen gewöhnen, Neueinsteiger in die Materie Tabellensoftware dürften im Grunde mit den gleichen Anfangsproblemen wie bei Excel zu kämpfen haben, aber auch iWork bietet eine souveräne Assistenz. An der Gestaltung der Benutzeroberfläche liegt es jedenfalls nicht, Apple spielt seine Stärke des „Drag and Drop" voll aus. Ein Grund übrigens für das deutliche Nachziehen der aktuellen Excel-Versionen und nicht zuletzt des ganzen Betriebssystems Windows 8.

In der kompakten grafischen Darstellung liegt aber auch die Schwachstelle von „Numbers": Die Übersichtlichkeit geht auf Kosten der akkuraten Nutzung. Anstelle eines Arbeitsblattes, also einer großen Tabelle inklusive aller Funktionen bzw. Unterkategorien, arbeitet das Pendant von Apple mit mehreren parallel geschalteten Fenstern. So wird zwar die typische Apple-Aufmachung beibehalten, die bekanntermaßen auf den direkten Zugriff durch das Klicken von Icons setzt, führt aber zumindest in der umfangreichen Anwendung zu Koordinationsproblemen. Hinzu tritt die Schwierigkeit der Kompatibilität mit Excel. Obwohl dieses selber jederzeit auf einem Apple-PC zu installieren ist, hapert es bei „Numbers" an der Übertragung einer Excel-Tabelle. Dieser Vorgang gelingt nicht immer, ab einer gewissen Größe der Tabelle – das Erstellen solch komplexer Gebilde ist die Stärke von Excel – reagiert die Apple-Software mit einer Fehlermeldung. Das Übertragen der speziellen Dateiformate zwischen beiden Anwendungen ist mittlerweile ohne Irritationen möglich.

Bedingt durch die weltweite Dominanz von Microsoft ist an Excel ab einem gewissen Nutzungsgrad kein Vorbeikommen möglich. Die Software hat ihren Preis, was die Option des Erwerbs älterer Versionen attraktiv macht. Schließlich wurde Excel in den letzten zehn bis fünfzehn Jahren in den Kernfunktionen nicht verändert. Auch der nicht zu vernachlässigende Support durch den Hersteller selber ist im Zweifelsfall entbehrlich, dieser endet nach einer gewissen Zeitspanne, was bei einigen Programme ein minimiertes Leistungsspektrum bedeuten kann. Excel zeigt sich hier robuster bzw. nicht darauf angewiesen. Sollten Sie die Investition überhaupt scheuen, verschafft die Miniatur-Ausgabe einer Tabellenkalkulation Abhilfe – zumindest dann, wenn Sie einen Windows-PC besitzen. Mit „Microsoft Works" befindet sich in jedem Betriebssystem bereits eine kleine, aber stabile Anwendung zum Erledigen Excel typischer Arbeiten. Die Einschränkungen machen sich allerdings deutlich bemerkbar, sobald der Anspruch steigt. Mehr als eine einzelne Tabelle lässt sich zum Beispiel mit „Microsoft Works" nicht erstellen, wie überhaupt ein beträchtlicher Teil der Excel-Funktionen fehlt. Zur Eingewöhnung oder zum seltenen Erledigen reicht das Programm aber aus. Seit Erscheinen von Office 2010 trägt es übrigens die Bezeichnung „Microsoft Office Starter", die den eigentlichen Charakter der Heranführung des Nutzers an Office unmissverständlich herausstreicht.

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