Steuererklärung und Finanzen – so finden Sie die passenden Helfer für Ihr Business

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Zu den Themen Steuern und Finanzen gibt es von den Software-Herstellern zahlreiche Angebote, die für den geschäftlichen Bereich geeignet sind. Die Angebotspalette für diese Produkte ist so groß, dass sie für jeden Bedarf die richtige Software-Lösung bereitstellen kann. Der Begriff Software ist der Sammelbegriff für von den Benutzern ausführbare Programme mit den dazugehörenden Informationen. Jede Software hat eine Funktion, die bestimmte Aufgaben abschließt. Das Ergebnis wird in einem weiteren Arbeitsschritt ausgewertet. Auf diese Weise gelangt der Anwender unter Zuhilfenahme der softwaregesteuerten Geräte zu analytischen Ergebnissen. Unter diesen Gesichtspunkten sollten auch die Software-Angebote zu den Themen Finanzen und Steuern betrachtet werden.

Der Unterschied zwischen Software und Hardware

Software wird meist als Gegenstück zur Hardware angesehen. Unter Software werden dabei sämtliche Ausführungen von digitalen Daten verstanden, die auf einer Hardware abgelegt werden können. Software umfasst demnach das entsprechende Betriebssystem, größere und kleinere Programme, Firmware bis zu allen erdenklichen Speicher-Dateien eines PCs. Sämtliche physischen Teile eines Computers werden Hardware genannt. Die Software wird gewöhnlich auf einem Datenträger, der Bestandteil der Hardware ist, zur Dokumentation und Archivierung abgespeichert.

Kosten sparen durch Vorarbeiten für den Steuerberater

Unter gewissen Bedingungen kann die geschäftliche Finanz-Software eine kostspielige fachliche Betreuung durch Steuer- und Anlageberater wenigstens teilweise ersetzen. Daher ist es besonders wichtig, bei der Auswahl des Produkts auf individuell zugeschnittene und tatsächlich benötigte Anwendungen zurückzugreifen. Der Handel bietet umfangreiche Software-Pakete für die betriebliche Finanzverwaltung. Software-Produkte, mit denen die geschäftlichen Obliegenheiten eines Vereins verwaltet werden können, können als semi-geschäftlich bezeichnet werden.

Finanzsoftware für den geschäftlichen Einsatz

Betriebliche Finanzsoftware wird häufig auch Enterprise-Resource-Planning (ERP) genannt. ERP oder Unternehmensressourcenplanung unterstützt seine Anwender dabei, die in einem Betrieb existenten Ressourcen wie Personal, Kapital und Betriebsmittel möglichst effektiv in den betrieblichen Ablauf einzubringen und damit ein Optimum der Geschäftsprozesse zu erreichen. Die typischen Funktionsbereiche einer heutzutage gebräuchlichen ERP-Software sind:

  • Forschung und Entwicklung
  • Materialwirtschaft
  • Produktion
  • Verkauf und Marketing
  • Produktdatenmanagement
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling
  • Personalwirtschaft
  • Stammdatenverwaltung
  • Dokumentenmanagement

Meist bestimmt die Größe des Unternehmens die Anforderungen an die Funktionsgebiete sowie das Investitionsvolumen, das für Hardware, Implementierung und Lizenzen zur Verfügung steht. Beispielsweise benötigen kleinere und mittlere Unternehmen oft keine integrierten Rechnungswesen- oder Controlling-Module. Außerdem stellen unterschiedliche Wirtschaftsbranchen teilweise sehr stark voneinander abweichende Anforderungen an ein Software-System. Die meisten großen Anbieter haben Branchenlösungen in ihrem Angebot, deren Teilpakete besonders auf spezielle Wirtschaftszweige zugeschnitten sind. Für kleinere Betriebe stehen derzeit Lösungen der vielen kleineren ERP/PPS-Anbieter im deutschsprachigen Raum zur Verfügung. Diese integrieren zwar nicht alle individuellen Anforderungen, dafür sind sie jedoch meist deutlich preisgünstiger als die aufwendigeren Programme. Aktuell werden aber auch immer mehr freie ERP-Systeme angeboten, die sich vor allem für Firmengründer und kleinere Unternehmen eignen, die bereit sind, gewisse Einschränkungen hinzunehmen.

Betriebliche Finanzverwaltung ohne die Verwendung von Software undenkbar

Die Grenzen von privater und betrieblicher Finanzverwaltung sind fließend. Vor allem dann, wenn es sich um die Verwaltung von so genannten Ein-Mann-Unternehmen oder Mini-Betrieben handelt. Große Bedeutung hat die Software der betrieblichen Finanzverwaltung für die zukunftsorientierte Planung und Steuerung sämtlicher ein- und ausgehenden finanziellen Bewegungen der Gesellschaft. Der Finanzplan, der oft auch als Gesamt-Budget bezeichnet wird, setzt sich aus mehreren unterschiedlichen untergeordneten Plänen zusammen, den sogenannten Teilbudgets. Der vollständige Finanzplan kann zum Beispiel aus dem Investitionsplan, dem Produktionsplan und dem Vertriebsplan bestehen. In der Praxis wird dies von einer modernen betrieblichen Finanz-Software in vollem Umfang berücksichtigt.

Die moderne Software der betrieblichen Finanzverwaltung bietet Funktionen wie die Kontrolle und die Steuerung über die Kontoführung bis zum vollständigen Jahresabschluss und sämtlicher Abläufe der betrieblichen Finanztransaktionen. Löhne, Gehälter und Provisionen werden ebenso souverän und problemlos verwaltet wie Lieferscheine, Angebote, Rechnungen und Gutschriften. Die Anwender sollten bei der Software besondere Ansprüche an eine geordnete Oberfläche des Programms stellen. Diese sollte es in jedem Fall ermöglichen, dass sich der User bereits nach kürzester Zeit mühelos zurechtfinden kann. Geradezu selbstverständlich ist, dass die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens zu jedem Zeitpunkt verfügbar und im Fall von Unklarheiten problemlos nachweisbar sind. Ebenfalls ist es von besonderer Bedeutung, immer auf dem neuesten Stand sämtlicher Vorschriften und Gesetze zu bleiben. Aus diesem Grund sind regelmäßige Updates der Software unerlässlich.

Die Einführung einer betrieblichen Software

Die individuellen Anforderungen eines Unternehmens bestimmen die Auswahl einer ERP-Software unter den Aspekten des Bedarfs; die Marktpräsenz und der Bekanntheitsgrad eines Software-Pakets sind dabei lediglich zweitrangig, was die individuelle Eignung des Produkts angeht. Als Unterstützung der individuellen Bedarfsermittlung dienen einerseits Referenzprozesse, die mit den eigenen Geschäftsabläufen abgeglichen werden, andererseits ist der Nutzer der Software in der Lage die funktionalen Anforderungen, die sich aufgrund der modellierten Abläufe ergeben, mit Hilfe von standardisierten Funktionen zu ergänzen. Dieser erste Schritt bei der Einführung einer betrieblichen Software wird oft allein vom Unternehmen durchgeführt. Schon jetzt werden Entscheidungen von großer Bedeutung für die weitere Handlungsweise getroffen. Unternehmensberatungen bieten zur Ermittlung des jeweiligen Bedarfs Verfahren an, aus welchen sogenannte Lastenhefte bei der Entscheidung für eine Software entstehen. Bei dieser Methodik werden die Geschäftsprozesse des Unternehmens, das die Software etablieren möchte, erfasst und daraus abgeleitet, was die benötigte Software leisten muss. Das Profil der Anforderung wird in einem Lastenheft abgebildet und daraufhin den ERP-Anbietern mitgeteilt.

Wenn die Bedarfsermittlung auf diese Weise durchgeführt worden ist und die Angebote der Anbieter gesichtet wurden, werden die am besten geeigneten Anbieter in die engere Wahl aufgenommen. Zusätzlich zu den Anforderungen, die sich aus dem Lastenheft ergeben, können weitere Kriterien, wie die Leistungsfähigkeit oder wirtschaftliche Kraft des Anbieters, in die Bewertung der Anbieter einfließen. Schließlich werden die derart ausgewählten Anbieter zu einer Produktpräsentation eingeladen. Dabei sollte die Vorstellung der Software einerseits einen Überblick über die Software geben können, andererseits allerdings auch auf die Anforderungen des Unternehmens eingehen.

Die Umsetzung der Software in die betriebliche Praxis

Normalerweise wird die eigentliche Softwareeinführung unter der Projekthoheit des Unternehmens betrieben, das das Programm zukünftig verwendet. In der Realität wird dieser Vorgang jedoch meist vom Anbieterunternehmen oder einem Partner des Anbieters geleitet, da von diesen oft eine dem Prozess angemessene Praxiserfahrung mitgebracht wird. Sämtliche geschäftlichen Vorgänge des Unternehmens werden in einem ersten Schritt analysiert. Infolgedessen wird entschieden, ob der Ablauf beibehalten oder abgeändert werden soll. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, werden die Geschäftsprozesse in der ERP-Software dargestellt. Daraufhin werden sämtliche benötigten Informationen, die auch Daten oder Stammdaten genannt werden, im System erfasst. Möglicherweise können diese auch von einem bereits vorhandenen System, das von dem Neuen abgelöst werden soll, übernommen werden. Wenn diverse Simulationen der Geschäftsprozesse vorgenommen worden sind sowie eine Testphase absolviert wurde, startet der Echtbetrieb der betrieblichen Software.

Wie kann die betriebliche Software unter strategischen Aspekten beurteilt werden?

Wenn ein Unternehmen eine betriebliche Software einführen möchte, muss im Umfeld der strategischen Planung eine Bewertung stattfinden, ob die Einführung einer computerbasierten Lösung einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz darstellt. Für Konzerne kann eindeutig festgestellt werden, dass eine betriebliche Software keinen Vorteil mehr bedeutet, da fast alle Industrieunternehmen diese bereits benutzen. Dies heißt im Umkehrschluss, dass der Betrieb durch die geschäftliche Software das Unternehmen gegenüber der Konkurrenz nicht verbessert, aber eine Gesellschaft ohne Betriebssoftware schlechter dasteht als andere.

Entscheidend ist, dass die Software lediglich dann strategische Pluspunkte bringt, wenn einerseits die betrieblichen Prozesse auf die Software koordiniert sind und sich andererseits bereits vorhandene Unternehmensprozesse in die Software eingliedern lassen. Nicht die Software selbst schafft den Mehrwert, sondern der zuverlässige und besonnene Umgang damit. Ferner ist von Bedeutung, dass ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter der Software besteht. Dabei sind die Verbreitung des Produktes sowie die Größe des Anbieters von untergeordneter Bedeutung.

Steuersoftware für Firmengründer und Gesellschaften

Sämtliche Unternehmungen wie kleinere Gesellschaften, Firmengründer und auch große Konzerne sind ebenso steuerpflichtig wie jeder Freiberufler oder Arbeitnehmer. Bei fast allen Unternehmen hängen viele wichtige Entscheidungen von steuerlich relevanten Sachverhalten und deren Auswirkungen ab. Vor allem gerade erst gegründete Firmen sollten eine große Anzahl von formellen Einzelheiten beachten. Viele Software-Pakete zum Thema betriebliche Verwaltung weisen Funktionen auf, um Berechnungen aller möglicherweise aufkommenden steuerlichen Verpflichtungen ausführen zu können.

Beispiele der aktuellen Angebote zum Thema betriebliche Software

Neben zahlreichen Free- oder Shareware-Angeboten bieten eine ganze Reihe von Software-Häusern Produkte zum Thema Unternehmen und deren Steuerung an. Beispiele hierfür sind:

Agenda Software

Von dieser Gesellschaft gibt es umfassende Software-Anwendungen zu allen entscheidenden betriebswirtschaftlichen Aufgabengebieten. Firmenleitungen erhalten hierbei Lösungen, die optimal zusammenpassen und individuell auf das Unternehmen abgestimmt sind.

orgaMAX

In der Anwendung, die als Basis angeboten wird, sind alle wichtigen Funktionen für die tägliche Arbeit zusammengefasst. Hierzu gehören neben den wichtigsten Elementen der Warenwirtschaft auch die Faktura sowie die Stammdatenverwaltung. Somit ist es möglich, die Einkäufe bei den Lieferanten wie die Verkäufe an die Kunden abzuarbeiten.

Sage-Software

Mit dieser Software können Geschäftsprozesse optimal gesteuert werden, und dies speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Vorteile der Sage-Software liegen darin, dass der Kunde zu jeder Zeit einen Überblick über alle Geschäftsprozesse erhält, alle Unternehmensbereiche vollständig abgebildet werden, diese perfekt auf das Unternehmen angepasst werden kann und der modulare Aufbau das Produkt zukunftssicher macht.

Betriebliche Finanz- und Steuer-Software ist in unseren Tagen bei der Überwachung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben nahezu unumgänglich. Wer seine Finanzen möglichst zeitnah im Auge behalten möchte, wird bei der Steuerung der betrieblichen Abläufe kaum um eine entsprechende Anwendung herum kommen.

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