Sicherheit geht vor - Tipps für den Kauf von Aktenvernichtern

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Sicherheit geht vor - Tipps für den Kauf von Aktenvernichtern

Egal ob Sie Unternehmer oder Privatperson sind, jeder hat tagtäglich mit vertraulichen Daten zu tun. Damit diese Daten nicht in falsche Hände geraten, stellen sich viele Menschen die Frage, wie sie die Dokumente am besten vernichten und entsorgen können. Gerade in Unternehmen fallen tagtäglich Dokumente mit vertraulichen Daten, wie beispielsweise Rechnungen oder Statistiken an. Aber auch im Privatbereich stellt sich oft die Frage, wie Rechnungen, Kontoauszüge oder auch Festplatten bzw. Kreditkarten sicher entsorgt werden können. Dabei sollen die Dokumente nicht einfach nur zerkleinert werden, sondern es sollte darüber hinaus gewährleistet sein, dass diese nicht so leicht wiederhergestellt werden können. Mit einem Aktenvernichter bzw. Shredder können Dokumente so zerkleinert werden, dass sie nicht mehr gelesen werden können. Eine große Auswahl verschiedener Aktenvernichter finden Sie auch bei eBay.

Welche geheimen Daten es gibt und wer Daten sicher vernichten muss

Bis vor einigen Jahrzehnten war es absoluter Standard, dass alle Informationen auf Papier ausgegeben und dokumentiert wurden. In der heutigen Zeit gibt es viele verschiedene Speichermöglichkeiten. Neben Papier werden Informationen immer häufiger auf elektronischen Medien, wie beispielsweise CDs, Festplatten, Speicherkarten oder USB-Sticks gespeichert. Obwohl elektronische Medien einfach gelöscht werden und dann entsorgt werden könnten, ist dies nicht zu empfehlen. Schon einige Tests haben gezeigt, dass mithilfe spezieller Software auch mehrfach gelöschte Daten wiederhergestellt werden konnten. Auch spezielle Löschprogramme können hier keinen kompletten Schutz bieten. Damit es hier zu keinem Datenmissbrauch kommen kann, muss deshalb auch für die Zerstörung dieser Medien eine korrekte und saubere Lösung sichergestellt werden. Mittlerweile gibt es viele Aktenvernichter, die neben Papier auch elektronische Medien wie beispielsweise CDs vernichten können. Größere Unternehmen beauftragen oftmals auch externe Dienstleister, die sich auf die Datenvernichtung spezialisiert haben. Für kleinere Unternehmen und Privathaushalte ist allerdings der eigene Aktenvernichter die preiswertere und damit bessere Lösung.

Diese verschiedenen Arten von Aktenvernichtern gibt es

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Aktenvernichter. Dabei reicht die Bandbreite von einem einfachen Aktenvernichter Aufsatz für den Papierkorb bis zum Profi-Aktenvernichter für größere Unternehmen und Behörden. Mittlerweile gibt es neben den normalen Papieraktenvernichtern auch Geräte, die CDs oder andere Datenträger wie beispielsweise USB-Sticks zerstören können. Auch die Vernichtung moderner Datenträger wird immer wichtiger. Dafür können spezielle CD-Aktenvernichter eingesetzt werden. Große Unterschiede gibt es bei der Schnittleistung der verschiedenen Modelle. So schaffen es normale Aktenvernichter, zwischen 5 und 20 Blatt auf einmal zu vernichten. Vor allem dann, wenn häufig größere Mengen vernichtet werden müssen, kann dies ein wichtiges Kriterium sein. Daneben gibt es noch Großmengenvernichter. Mit diesen Geräten können sogar komplette Aktenordner zerstört werden. Diese Geräte können eine Schnittleistung von bis zu 700 Blatt haben. Auch bei der Geschwindigkeit, mit der die einzelnen Modelle die Blätter einziehen, gibt es gravierende Unterschiede. Wenn Sie häufig viele Blätter shreddern wollen, dann werden Sie ein schnelles Gerät schätzen.

Welche Schnitttechniken es gibt und welche am sichersten sind

Bei der Schnitttechnik eines Aktenvernichters unterscheidet man zwischen dem Streifenschnitt und dem Partikelschnitt. Wenn das zu vernichtende Dokument in gleichgroße Streifen geschnitten wird, dann spricht man vom Streifenschnitt. Diese Schnitttechnik ist nur für weniger sensible Daten empfehlenswert, da die Dokumente mit etwas zeitlichem Aufwand technisch wiederhergestellt werden können. Dadurch kann die Sicherheit nicht gewährleistet werden und es kann zum Datenmissbrauch kommen. Dagegen werden bei Geräten mit Partikelschnitt bzw. Cross-Cut-Aktenvernichtern die Unterlagen horizontal und vertikal zerschnitten. Dadurch werden die Dokumente in sehr viel kleinere Teile als bei der Streifentechnik zerschnitten. Dies führt zu einer sehr sicheren Zerstörung, und diese Dokumente sind nahezu nicht mehr reproduzierbar. Ein weiterer Vorteil dieser Schnitttechnik liegt darin, dass die Abfallmenge im Vergleich zu Geräten mit Streifenschnitt deutlich geringer ausfällt. Wenn Sie sehr oft vertrauliche Daten vernichten müssen, dann sollten Sie sich auf jeden Fall für ein Gerät mit Partikelschnitt entscheiden.

Das bedeuten die verschiedenen Sicherheitsstufen von Aktenvernichtern

Zum 1. Oktober 2012 wurde die DIN66399 eingeführt. Diese Norm legt fest, wie Daten maschinell vernichtet werden und welche Kriterien diese Maschinen erfüllen müssen. Damit Sie das richtige Gerät für Ihre Bedürfnisse wählen, sollten Sie genau überprüfen, in welchen Schutzklassen sich Ihre Daten größtenteils befinden. Für diese Einteilung wurden drei Schutzklassen festgelegt. In der Schutzklasse eins sind alle internen Daten mit einem normalen Schutzbedarf zusammengefasst. Ein Offenlegen von Informationen dieser Schutzklasse hätte begrenzte negative Folgen. Dies ist die am meisten gebrauchte Einstufung von Daten und Informationen. Meist sind diese Informationen für einen größeren Personenkreis zugänglich. Um einiges höher ist der Schutzbedarf von Daten in der Schutzklasse zwei. Diese Daten sind vertraulich und meistens nur wenigen Personen bekannt. Werden solche Informationen versehentlich weitergegeben, hat dies erhebliche Folgen. Auch kann es hier vorkommen, dass durch die Weitergabe Gesetze oder Verträge verletzt werden. Den höchsten Schutzbedarf haben Daten in der Schutzklasse drei. Hier sind alle Informationen mit besonders geheimem Charakter zusammengefasst. Eine Verbreitung dieser Daten hätte existenzbedrohende Auswirkungen für den Dateninhaber.

Die Sicherheitsstufe eines Aktenvernichters steht für die Größe der Überreste, die nach dem Zerstören entstehen. Je sensibler die Daten sind, die vernichtet werden sollen, umso höher sollte die gewählte Sicherheitsstufe sein. Schon vor dem Kauf sollten Sie sich genau überlegen, welche Daten vernichtet werden müssen. Am besten finden Sie heraus, welche die sichersten Daten sind und wählen anhand der entsprechenden Sicherheitsstufe den Aktenvernichter aus.

Ausgehend von den drei Schutzklassen unterscheidet man bei Aktenvernichtern sieben Sicherheitsstufen. Für Daten der Schutzklasse eins sind dabei Aktenvernichter der Sicherheitsstufen eins und zwei empfehlenswert. Die Sicherheitsstufe eins steht dabei für allgemeine Schriftstücke oder Datenträger mit allgemeinen Informationen beziehungsweise Probedrucke, die lediglich nicht mehr lesbar sein sollen. Daten, die von Aktenvernichtern der Sicherheitsstufe eins zerstört wurden, können ohne spezielle Hilfsmittel wieder reproduziert werden. In der Sicherheitsstufe zwei ist die Wiederherstellung der Informationen schon schwerer und nur mit Hilfsmitteln möglich. Dies empfiehlt sich für interne Daten, beispielsweise Probedrucke.

Sind auf den Datenträgern oder Dokumenten dagegen personenbezogene Daten, wie beispielsweise Rechnungen oder persönliche Daten von Mitarbeitern, dann ist ein Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe drei die richtige Wahl. Wurden die Daten nach diesem Verfahren zerstört, dann ist eine Reproduktion nur unter sehr großem zeitlichem und technischem Aufwand möglich. Mit der Sicherheitsstufe vier können auch geheime Datenträger vernichtet werden, wie sie beispielsweise in Arztpraxen vorkommen. Der Zeit- und Technikaufwand für die Wiederherstellung steigt im Gegensatz zur Sicherheitsstufe drei nochmals erheblich an. Diese beiden Sicherheitsstufen sind für Daten der Schutzklasse zwei die richtige Wahl. Sollen dagegen Daten der Schutzklasse drei vernichtet werden, dann kommen nur Aktenvernichter mit den Sicherheitsstufen fünf bis sieben in Betracht. Für Daten aus Forschungsunternehmen sind Aktenvernichter der Sicherheitsstufe fünf empfehlenswert. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist nur durch Sonderkonstruktionen oder forensische Methoden denkbar. In der Sicherheitsstufe sechs und sieben können auch geheimdienstliche Unterlagen unkenntlich gemacht und vernichtet werden. Nach diesen Methoden zerstörte Daten können nach dem heutigen Stand der Technik nicht reproduziert werden.

Der Auffangbehälter eines Aktenvernichters

Damit das Papier nach dem Zerkleinern aufgefangen wird, verfügen die meisten Aktenvernichter über einen integrierten Auffangbehälter. Welches Modell für Sie passend ist, ist davon abhängig, wo der Aktenvernichter eingesetzt wird. Je größer dieser Behälter ist, desto seltener muss er geleert werden. Dies kann im täglichen Bürobetrieb durchaus vorteilhaft sein, da die Arbeitsabläufe nicht so häufig gestört werden. Einige wenige Geräte verfügen über eine Funktion, die Ihnen meldet, wenn der Auffangbehälter voll ist. Die meisten Aktenvernichter verfügen dafür allerdings über ein Sichtfenster, durch das man den Füllstand des Auffangbehälters überprüfen kann. Vereinzelt gibt es auch Aktenvernichter ohne eigenen Auffangbehälter. Dadurch können diese Geräte mit dem Aktenvernichter-Aufsatz direkt über dem Papierkorb befestigt werden. Gerade für Büros oder Privaträume, in denen selten Papierabfälle vernichtet werden müssen, bietet sich diese Lösung aufgrund des geringen Platzbedarfes an.

Auf diese Qualitätsmerkmale sollten Sie bei der Auswahl Ihres Aktenvernichters außerdem achten

Je nachdem, wo der Aktenvernichter eingesetzt werden soll und welche Dokumente damit vernichtet werden sollen, sind noch einige andere Kriterien bei der Auswahl zu beachten. Damit ein Aktenvernichter optimal arbeiten kann, sind hochwertige Schneidwellen sehr wichtig. Am besten sind hierbei gehärtete Vollstahlschneidwellen. Diese sind sehr unempfindlich, das heißt, auch wenn einmal eine Büroklammer am Papier sein sollte, kommt es zu keinem Papierstau und zu keiner Beschädigung an den Schneidwellen. Außerdem arbeiten sie fast verschleißfrei. Einige Hersteller geben auf die Schneidwellen mittlerweile sogar eine lebenslange Garantie. Spezielle Großmengenvernichter haben sogar eine integrierte Schmieröleinrichtung. Diese sorgt dafür, dass das Schneidwerk ständig mit einer geringen Menge Öl geschmiert wird. Dadurch kann dem Verschleiß der Schneidklingen entgegen gewirkt werden. Ein weiterer Punkt bei der Auswahl Ihres Aktenvernichters ist der Umweltgedanke. Einige Modelle verfügen über einen Energiesparmodus, wenn sie nicht benutzt werden. Daneben werden auch Geräte mit einer Null-Strom Funktion im Stand-by-Betrieb angeboten.

Je nachdem, welche Dokumente Sie hauptsächlich vernichten wollen, kann es auch sinnvoll sein, einen Aktenvernichter mit größerer Blatteinzugsbreite zu wählen. Dadurch können auch größere Dokumente als das DIN-A4 Format eingezogen werden. Um einen Papierstau zu vermeiden, setzen die einzelnen Modelle verschiedene Techniken ein. Beispielsweise verweigern einige Geräte den Dienst, wenn zu viel Papier eingelegt wird. Andere Aktenvernichter zeigen dagegen eine Warnmeldung an. Daneben gibt es noch Modelle, die automatisch den Rücklauf aktivieren und dadurch die Funktion blockieren. Insbesondere, wenn auch Kinder im Privathaushalt das Gerät bedienen, sollten Sie darauf achten, dass der Aktenvernichter über eine Schutzfunktion verfügt. Diese schaltet den Shredder automatisch ab, wenn die Schneideeinheit vom Auffangbehälter abgenommen wird. Dadurch werden Verletzungen durch den laufenden Aktenvernichter vermieden. Die meisten Modelle haben außerdem einen Überhitzungsschutz. Durch den Überhitzungsschutz wird das Gerät abgeschaltet, bevor der Motor durch zu große Hitze bei Überlastung, beschädigt werden kann.

Bekannte Marken, die Aktenvernichter anbieten

Bevor Sie sich für ein Modell entscheiden, sollten Sie sich vorab informieren. Vielleicht bietet sich auch die Möglichkeit Bekannte oder Freunde zu fragen, mit welchen Geräten sie gute Erfahrungen gemacht haben. Wenn Sie bereits im Büro einen Aktenvernichter haben und mit diesem zufrieden sind, dann wäre es auch denkbar, dass Sie ein Gerät derselben Marke für den Privateinsatz wählen. Bekannte Marken, die Aktenvernichter anbieten, sind unter anderem Geha, Olympia und Rexel.

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