Ratgeber für die Beauftragung von Dienstleistungen im Bereich Messebau & Messeorganisation

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Ratgeber für die Beauftragung von Dienstleistungen im Bereich Messebau & Messeorganisation

Schon im Mittelalter wussten die Menschen den Wert einer Messe für die Wirtschaft zu schätzen. Traditionsreiche Messestädte wie beispielsweise Leipzig oder Frankfurt am Main blicken daher auf eine sehr lange Geschichte zurück. Während seinerzeit maßgeblich für einen Messestandort das Zusammentreffen großer Handelswege war, setzt man heute auf gute Erreichbarkeit und eine optimale Infrastruktur für Messegäste und Aussteller. Ob Fach- oder Publikumsmesse – bei einer solchen Veranstaltung treffen Angebot und Nachfrage so konzentriert aufeinander wie wohl an keinem anderen Ort. Es lohnt sich also, die eigene Messepräsenz sehr gut vorzubereiten. Um Ihren Messeauftritt erfolgreich zu machen, können Sie sich heute zahlreicher Experten für Messebau und Messeorganisation bedienen.

Der perfekte Messeauftritt

Dabei geht es natürlich um weit mehr als nur um die Dienstleistung, den Standplatz für den Messestand zu buchen und entsprechende Messe-Tickets zu reservieren. Ambitionierte Dienstleistungsunternehmen können Sie von der Messeplanung und -konzeption über den Messebau bis hin zum passenden Catering beraten. Die benötigten Teile für den Messebau und die Messeorganisation können Sie unter anderem über eBay erwerben. Um Ihnen den Weg von der ersten Idee von einer Messepräsenz bis zum erfolgreichen Auftritt vor Ort leichter zu machen, bietet der vorliegende Einkaufsratgeber viele Tipps und Informationen. So erfahren Sie vor allem, wie Sie bei der Beauftragung von Dienstleistungen im Bereich Messebau und Messeorganisation vorgehen können. Nach der Lektüre können Sie dann ganz individuell über Ihre Bedürfnisse nachdenken und sich entweder für einen Komplettdienstleister entscheiden oder einzelne Leistungen bei einem Profi buchen, während Sie sich um andere Aufgaben selbst kümmern.

Setzen Sie bei Messebau- und Messeorganisationsanbietern auf Konzeptionsstärke

Der erste Schritt – wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen für umfassende Aufgaben auswählen möchten – ist der Blick auf die Konzeptionsstärke des Anbieters für Messebau und -organisation. Dies ist insbesondere deswegen wichtig, da sich bei einer Messe in der Regel viele Anbieter tummeln, die ähnliche Produkte oder Produkte aus dem gleichen Marktsegment anbieten, wie Sie es tun. Die Konkurrenz ist also unmittelbar gegeben und der Messebau und das Gesamtkonzept müssen stimmen, damit Sie sich von der Masse der Mitbewerber abheben können.

Wenn Sie einen größeren Messeaufritt planen, lohnt es sich auf jeden Fall, mehrere Dienstleister näher zu begutachten und deren Angebote zu prüfen. Viele Dienstleistungsunternehmen aus dem Bereich Messebau und Messeorganisation werden sich gerne bereit erklären, ein kostenfreies Erstgespräch mit Ihnen zu führen. Im Rahmen dieses Gesprächs können Sie von Ihren Vorstellungen berichten und bereits auf die Ziele hinweisen, die Sie mit Ihrer Messepräsenz verfolgen. Vielleicht möchten Sie vor allem Neukunden ansprechen oder auf einen bestimmten Aspekt Ihrer Produkte hinweisen, vielleicht möchten Sie aber auch einen möglichst großen Bekanntheitsgrad erreichen und in einem eng umkämpften Mitbewerberumfeld auffallen. Während des Gesprächs sollten Sie möglichst viel über die Konzeptionsfähigkeit des Dienstleistungsunternehmens herausfinden. Beobachten Sie, ob Ihre Informationen gut aufgenommen werden und inwiefern man Ihnen individuelle Lösungen für Ihre Ziele vorschlagen kann. Auch wenn Sie in einem ersten Vorgespräch noch keine fertige Konzeption erwarten können, kann es dennoch dazu dienen, sprichwörtlich die Spreu vom Weizen zu trennen.

Letztlich sollten Sie anstreben, dass alle eingesetzten Messe-Elemente wie beispielsweise Faltdisplay und Messetheke zu einem stimmigen Gesamtbild für Ihre Zielgruppen werden. Ob Sie dabei mit besonderen Elementen wie einem kleinen Verkaufsstand vor dem eigentlichen Messestand arbeiten, oder ob Sie einzelne Punkte durch Messestrahler gezielt beleuchten – alles sollte dem Gesamtkonzept entsprechen. Auch wenn das Führen von Vorgesprächen auf den ersten Blick aufwändig erscheint, kann es sich doch lohnen, um Ihren Weg zum erfolgreichen Messeauftritt zu ebnen.

Entscheiden Sie sich für Messebau und Messeorganisationsunternehmen mit guten Referenzen

Messestände zu bauen und einen Messeauftritt zu organisieren sind die Kernkompetenzen, die ein Dienstleistungsunternehmen in diesen Bereichen mitbringen muss. Doch wie bei vielen anderen Dienstleistungen auch, gibt es natürlich Unterschiede in der Qualität der Ausführung. Da ein reines Gespräch zwar einen Eindruck vom Anbieter verschaffen kann, aber noch keine „Beweiskraft“ hat, sollten Sie sich auch die Referenzen präsentieren lassen, die der Anbieter vorzuweisen hat. Hierbei ist eines besonders wichtig: Auch wenn ein Messestand gebraucht ist oder wenn das Budget eher gering ausfallen soll, muss dies nicht bedeuten, dass der Messeauftritt scheitert. Auch für kleines Geld können Sie erwarten, dass ein solides Konzept erstellt wird und dass für eine gute Ausführung gesorgt ist.

Lassen Sie sich einfach Fotos oder Videos von Messeständen zeigen, für die das Dienstleistungsunternehmen bereits verantwortlich gezeichnet hat. Achten Sie dabei darauf, auch Messestände anzusehen, die mit einem ähnlichen Budget realisiert wurden, das auch Sie sich vorstellen können. Achten Sie darüber hinaus darauf, wie Ihnen das Design gefällt und ob beispielsweise die Displaystrahler und die Messewände so eingesetzt und gestaltet wurden, wie es auch Ihnen gefallen würde. Einige Anbieter können Ihnen sicherlich auch etwas über die Erfolgsanalyse bisheriger Referenzkunden verraten: Wie viele Neukunden wurden bei einer Fach- oder Publikumsmesse gewonnen, wie viele Adressen konnten für einen Newsletter gesammelt werden, wie viele Termine mit potenziellen Neukunden konnten vereinbart werden – und vieles mehr. Im Gespräch erhalten Sie sicherlich einen guten Eindruck von dem, was der von Ihnen geprüfte Dienstleister anbieten kann.

Lassen Sie sich zeigen, wie das Messebauunternehmen Produkte in Szene setzt

Bei den meisten Messeauftritten geht es vor allem darum, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung in Szene zu setzen. Damit sich Ihr Angebot möglichst stark von den Angeboten der Mitbewerber abhebt, sollten Sie sich also etwas Besonderes einfallen lassen oder ein Dienstleistungsunternehmen mit dieser Aufgabe betrauen.

Das Zusammenspiel verschiedener Messebauelemente, die einem stimmigen Konzept folgen, ist in der Regel der Schlüssel für Ihren Erfolg. So können Sie beispielsweise ein bestimmtes Thema wählen – von der Dschungel-Szenerie für Ihre Outdoorbekleidung über eine Hightech-Gestaltung für Ihr Technologieunternehmen bis hin zu einem seriösen Besprechungsszenario für Ihr Beratungsunternehmen. Dieser gewünschten Szenerie sollten dann alle Elemente entsprechen, beispielsweise durch einen hochwertigen Druck auf der Stellwand oder durch die kunstvolle Verkleidung für die Messe-Traverse. Auch Werbestrahler beziehungsweise die gesamte Messestand-Beleuchtung spielen eine sehr wichtige Rolle, da sich durch ein gutes Lichtkonzept immer die passenden Akzente setzen lassen. Ein Spot hier und ein Strahler da sorgen dafür, dass die Aufmerksamkeit der Betrachter dorthin gelenkt wird, wo Sie sie haben möchten.

Neben dem Licht gibt es viele weitere Möglichkeiten und Elemente, um die Aufmerksamkeit auf Ihr Angebot zu lenken. Dies können beispielsweise effektvolle Sounds sein, oder auch Events, die am Messestand stattfinden. Eine Verlosung, berühmte Persönlichkeiten, die Ihre Produkte präsentieren, Vorführungen des Produkts am Stand, Lesungen Ihrer Autoren, Spiele für die Kinder Ihrer Kunden und vieles mehr stehen Ihnen als Elemente zur Verfügung. Werden diese geschickt kombiniert, wird Ihnen die gewünschte Aufmerksamkeit sicherlich zuteilwerden.

Wählen Sie ein Messebauunternehmen, das die Produktion im Griff hat

Als Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung sind Sie sicherlich nicht unbedingt Profi im Bereich des Messebaus, denn Sie konzentrieren sich auf das, was Sie herstellen oder anbieten. Da ist es eine wichtige Sache, sich auf den Messe-Dienstleister verlassen zu können. Dies gilt auch für die unterschiedlichen Dinge, die im Rahmen der Messevorbereitung produziert werden müssen.

Beginnend mit den Werbemitteln und Giveaways wie beispielsweise Werbe-Kugelschreibern, Luftballons, Süßigkeiten mit Ihrem Firmenlogo und vielem mehr, steht Ihnen auch bei eBay ein breites Spektrum von Elementen zur Verfügung. Sehr flexibel einsetzbar sind unter anderem Roll-Ups mit Druck, die sich einfach transportieren lassen und die Sie ganz einfach dort platzieren können, wo es das Standkonzept vorsieht.

Der Anbieter, für den Sie sich entscheiden, sollte genau die Produktionsmethoden beherrschen oder entsprechende Elemente organisieren können, die für Ihren Stand benötigt werden. Ist beispielsweise der Messe-Teppichboden ein zentrales Element für Sie, sollten Sie auf ein Dienstleistungsunternehmen setzen, das bereits mehrfach Teppichböden für seine Kunden hat anfertigen lassen.

Setzen Sie bei Messebau und Messeorganisation auf gute Hersteller

Um eine hohe Qualität beim Messebau zu erreichen, können Sie sich beispielsweise auf die Empfehlungen des Messebauunternehmens verlassen, für das Sie sich entschieden haben. Sie können aber auch von vornherein bestimmte Marken bzw. Hersteller festlegen, aus deren Elementen Ihr Stand zusammengesetzt sein soll. So können Sie beispielsweise selbst oder über das von Ihnen beauftragte Messebauunternehmen viele Markenprodukte bei eBay erwerben.

Dabei kann es sich beispielsweise um Standelemente von Octanorm handeln. Octanorm ist seit 1968 am Markt tätig und bietet Messebausysteme an. Die Standelemente werden seitdem sowohl im Messebau als auch im Bereich des Ladenbaus eingesetzt. Angeboten werden auch komplette Inneneinrichtungssysteme, Präsentationssysteme sowie Reinraumsysteme.

Auch bei einem Truss-Messestand handelt es sich um ein System, das mit sehr vielen flexiblen Elementen aufwarten kann. So gibt es unter anderem zahlreiche Alu-Systeme mit unterschiedlichen Kanten-Vermaßungen, die sich in unterschiedlichen Winkeln zusammensetzen lassen, um genau die Standform zu erreichen, die Sie sich wünschen.

Lassen Sie bei Bedarf ein Catering-Konzept vom Messeorganisationsanbieter erstellen

Ein Messebauunternehmen ist in erster Linie dazu da, sich um einen optimalen Standbau für Sie zu kümmern. Ein Messeorganisationsunternehmen dagegen sorgt dafür, dass von A bis Z alles klappt. Welches Leistungsspektrum Sie sich von den einzelnen Anbietern wünschen, können Sie natürlich ganz nach Ihrem Bedarf und auch nach Ihren eigenen Möglichkeiten festlegen. Wenn Sie sich ein Angebot aus einer Hand wünschen, können Sie auch auf umfassendere Dienstleistungen zurückgreifen.

So können einige Anbieter sogar ein spezielles Messe-Catering anbieten, mit dem Sie Ihre Gäste direkt am Stand verwöhnen können. Dabei geht das Angebot heute weit über die kleinen Häppchen und Schnittchen hinaus und Sie können entsprechend der Welt, die Sie an Ihrem Stand präsentieren möchten, passende Gerichte und Getränke kreieren und kombinieren lassen. Wenn dann alles zur rechten Zeit am Stand ist und wenn Ihre Gäste kulinarisch zufrieden sind, ist ein großer Teil Ihres Erfolgs bereits eingetreten.

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