Kegelclub, Verein und Abi-Fahrt: Was macht eine perfekte Gruppenreise aus?

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Kegelclub, Verein und Abi-Fahrt: Was macht eine perfekte Gruppenreise aus?

Ob Wanderurlaub im Bayerischen Wald, Zelturlaub mit der Fußballmannschaft oder aber ein Partyurlaub am Ballermann – jede individuelle Reisegruppe hat ein klares Ziel vor Augen, wo es zusammen hingehen soll. Die jungen Schüler und Schülerinnen nach dem Abi wollen sich nach einer stressigen Zeit voller Prüfungen meist erst einmal richtig austoben, bevor es zum Studium oder in die Arbeitswelt geht. (Sport-)Mannschaften wählen meist eine recht kostengünstige Variante, bei denen aktive Bewegung im Vordergrund steht. Kegelclubs, deren Mitglieder meist nicht mehr in dem Alter der „Feierlaune“ anzutreffen sind, zieht es oft eher in die Natur zu gemütlichen Wanderungen und Entspannung. Egal, um welche Reise es sich handelt, die Organisation muss von Grund auf gut geplant sein, um Komplikationen zu vermeiden.

Festlegung eines Termins für eine Gruppenreise

Die Wahl eines Termins für die anstehende Reise ist natürlich ausschlaggebend. Preislich gesehen spielt der Unterschied zwischen Neben- und Hauptsaison eine große Rolle. Dazu kommt die Tatsache, dass beliebte Feriengebiete in der Nebensaison nicht so sehr überlaufen sind wie in der Hauptsaison. So wäre ein angenehmes Klima innerhalb der Gruppe garantiert und man muss sich nicht mit Tausenden anderen Touristen den Strand, den Pool oder die Bar teilen und verliert die Gruppe nicht so leicht aus den Augen. Auch bei Reisen über ein verlängertes Wochenende ist meist mit höheren Preisen zu rechnen. Auch die Preise für Bahnfahrten und Flüge sind am Freitag und Montag teuer als an anderen Tagen. Es empfiehlt sich deshalb, bezüglich des Reisedatums flexibel zu bleiben, um Kosten zu sparen. Auch auf Angebote für Last Minute Reisen sollte man sich nicht verlassen. Für eine größere Gruppe ist es immer schwierig, da oft nicht mehr genügend Plätze in Unterkünften oder auch in den Transportmitteln zur Verfügung stehen. Deshalb sollten Sie es in Erwägung ziehen, eine Gruppenreise schon frühzeitig zu planen, damit Sie auf der sicheren Seite sind und alle Teilnehmer mitfahren können.

Einigung mit der Gruppe auf ein bestimmtes Ziel

Die Einigung auf ein Reiseziel, mit dem alle Gruppenmitglieder einverstanden sind, ist natürlich nicht einfach und hängt stark von der Größe der Gruppe ab. In kleinen Gruppen ist es sicherlich einfacher, auf einen Nenner zu kommen, was die Planung und Organisation einer solchen Reise betrifft, als in einer großen Gruppe oder gar einer ganzen Schulklasse, in der viele verschiedene Meinungen aufeinandertreffen. Eine Gruppenreise sollte also so konzipiert und geplant werden, dass alle Mitglieder auf ihre Kosten kommen und den Urlaub genießen können.

Nach dem Abitur sind sich die meisten Schülerinnen und Schüler einig: Es sollen nur noch die bestandenen Prüfungen gefeiert werden, am besten in der Sonne. Daher gibt es im Internet viele Anbieter, die auf Abiturienten zugeschnittene Pauschalreisen anbieten, sodass eine externe Organisation der Reise vorgenommen wird. Ein Strand ist dabei auch in der Planung mit eingeschlossen, sodass man sich tagsüber entspannen kann und am Abend das Abitur und den neuen Lebensabschnitt auf der Partymeile gebührend feiern kann.

Für Sportvereine ist auch eines immer klar: Man soll sich (natürlich) sportlich betätigen können. So zieht es viele Sportvereine zum Camping für ein paar Tage oder gar eine Woche. Viele Campingplätze bieten eine große Auswahl an Aktivitäten, bei denen man sich verausgaben kann, wie Fußball- und Volleyballplätze, Kanufahrten oder Kletter- und Schwimmmöglichkeiten. Ein Vorteil dieser Reiseart ist, dass sie eine kostengünstige Variante darstellt und durch die vielfältige Auslegbarkeit auf alle Gruppenmitglieder zugeschnitten werden kann. So können sich „Wasserratten“ beim Schwimmen aufhalten und Fußballfreunde können sich auf dem Rasen austoben.

Klar ist aber immer: Sie sollten sich im Vorhinein mit den Teilnehmern über deren Präferenzen abstimmen, sodass ein Konsens über das Reiseziel gebildet werden kann. Soll es ein Kultururlaub oder doch eher Strandurlaub werden? Aktivurlaub oder Wellness? Stecken Sie vorher die Themengebiete ab, die Ihre Gruppe sich wünscht. So kann schnell ein gemeinsames Ziel gefunden werden.

Eigene Organisation einer Gruppenreise

Wenn man sich dafür entscheidet, die bevorstehende Gruppenreise selbst zu planen und zu organisieren, muss man sich darüber im Klaren sein, dass dies auch viel Arbeit mit sich bringt. Man beginnt selbstverständlich mit der Planung der Anreise. Dabei ist zu beachten, dass man pünktlich am Reiseziel ankommt und sich gegebenenfalls um den Transfer zur Unterkunft kümmert, um nicht nachher am Flughafen oder Bahnhof bleiben zu müssen. Planen Sie deshalb großzügig Zeit ein, um Komplikationen zu vermeiden. Außerdem sollten Sie sich über den weiteren Verlauf des Urlaubsprogramms im Vorhinein Gedanken machen, damit den Teilnehmern vielseitige Möglichkeiten der Beschäftigung offen stehen. Sie sollten allerdings kein zu straffes Programm einplanen, damit auch Raum für die freie Gestaltung der Zeit vor Ort vorhanden ist. Natürlich muss man sich im Anschluss auch um die reibungslose Rückreise kümmern.

Reiseplanung durch einen Veranstalter

Weitaus unkomplizierter und stressfreier für Sie persönlich ist sicherlich die Möglichkeit, die Reise durch einen externen Organisator planen zu lassen. Dazu stellen Sie zunächst eine möglichst detaillierte Anfrage, die alle Wünsche der Teilnehmer beinhaltet, sodass eine zielgerichtete Reiseplanung erfolgen kann. Geben Sie außerdem Teilnehmerzahl und Reisedatum an sowie das Budget, das Ihnen für die Reise zur Verfügung steht. Wenn Sie Angebote bei mehreren Reiseunternehmen einholen, legen Sie diese der ganzen Gruppe vor und treffen dann gemeinsam eine Entscheidung. Danach kann die Reise unter Vorbehalt gebucht werden, sie wird also zunächst reserviert, bis alle Teilnahmeerklärungen vorliegen. Dann steht der gemeinsamen Reise nichts mehr im Wege.

Mit der Gruppe: Bus, Bahn oder doch Flugzeug?

Das häufigste Reisemittel bei Gruppenreisen ist der Bus. Dieser eignet sich bestens für Gruppen, da er flexibel ist und auch Transfers vor Ort direkt durchführen kann. Für eine Gruppe ist es sicherlich auch schön, das Transportmittel nur für sich zu haben – so kann es zwischendurch auch einmal lauter werden, ohne andere Fahrgäste zu stören. Während des ganzen Urlaubsverlaufes kann sich der Bus an die Zeiten und Planungen der Gruppe anpassen und problemlos auf den einen oder anderen Nachzügler warten. Mit der Bahn oder dem Flugzeug wäre dies nicht denkbar. Der Bus bietet auch einen Vorteil bei Ankunft und Abfahrt, denn Koffer und andere Gepäckstücke können vor der Unterkunft direkt ein- und ausgeladen werden. Wer innerhalb Deutschlands verreist, kann sicher auch auf die Bahn umsteigen. Im Vergleich zum Bus ist diese meist schneller, man ist allerdings auch an die Züge gebunden und hat demnach keinen spontanen Raum für Planänderungen. Eine Flugreise bietet sich natürlich dann an, wenn das Reiseziel mit Bus und Bahn nicht erreichbar ist. Auch hier gilt die Bindung an Flugpläne und ein Transfer ist oft auch von Nöten, der wird aber meist vom Reiseunternehmen organisiert.

Wahl einer passenden Unterkunft für eine Gruppe

Die Wahl einer passenden Unterkunft bestimmt natürlich maßgeblich die Qualität der Reise. Dabei kann man sich auch preislich auf allen Ebenen bewegen. Die einen möchten eine komfortable Nacht in einem guten Hotel verbringen, andere bevorzugen ein gemütliches Beisammensein in einer Herberge, auf dem Campingplatz oder mieten gar ein ganzes Ferienhaus für die Gruppe. Diese Optionen sind natürlich je nach Neigung der Teilnehmer für manche Reisegruppen vorteilhafter als für andere. Sie sollten also auch in dieser Hinsicht vorher auf einen gemeinsamen Nenner kommen und danach die Unterkunft aussuchen. Hostels bieten oft eine gute und kostengünstige Alternative zu den meist teuren Hotels. In Hostels können die Teilnehmer in geselliger Runde die Zimmer teilen und sich so nachts auch noch ein bisschen unterhalten und verbringen noch mehr Zeit unter Freunden.
Schwierig wird es jedoch generell, eine geeignete Unterkunft für eine große Gruppe zu finden. 20 oder mehr Plätze auf einmal zu buchen, ist oft nicht möglich, da viele Hotels und andere Unterkünfte vor allem in der Hauptsaison völlig ausgebucht sind. Versuchen Sie deshalb, Ihre Gruppenreise früh zu planen, damit keine Komplikationen in Bezug auf die Buchung einer passenden Unterkunft auftreten. Besonders für junge Reisegruppen bietet sich die Variante einer Jugendherberge an. Diese sind an die Bedürfnisse und Wünsche junger Reisender angepasst und können auf sie eingehen. Es wird meist auch ein attraktives Freizeitprogramm geboten, das genau auf die Gäste zugeschnitten ist und jedem etwas zu bieten hat. So haben Sie als potenzieller Organisator keine Probleme, die Teilnehmer zu beschäftigen, und können sich entspannt zurücklehnen und die Reise genießen.

Aktivitäten vor Ort

Vor der Reise sollten Sie sich unbedingt über die Wünsche der Teilnehmer informieren. Fragen Sie also, was genau während der Reise gemacht werden soll. Ein reiner „Kultururlaub“ ist natürlich nicht jedermanns Sache und lockt auch die meisten Jugendlichen nicht sonderlich. Damit also eine vielfältige und angepasste Freizeitgestaltung gewährleistet werden kann, sollten alle Meinungen der Mitfahrenden berücksichtigt und miteinbezogen werden. Lassen Sie in der Planung außerdem Zeit für die freie Gestaltung und eventuelle Planänderungen oder spontane Ausflugsziele, die sich auf der Reise ergeben. Erstrebenswert ist die Ausarbeitung eines Programms, das alle diese Faktoren beinhaltet. Vielleicht sind ja auch verschiedene Wünsche miteinander kombinierbar. So könnte man beispielsweise den Vormittag über Sehenswürdigkeiten besichtigen und den Nachmittag am Strand verbringen. Falls Sie die Reise selbst planen, stellen Sie möglichst Ihre eigenen Interessen und Wünsche in den Hintergrund und versuchen Sie, ein auf die Gruppe zugeschnittenes Programm zu machen, damit sich niemand langweilt.

Rückreise

Bei der Rückreise sollten Sie genau wie bei der Hinreise darauf achten, dass für eventuelle Transfers gesorgt ist. Planen Sie auch hier genügend Zeit ein, um eventuelle Verspätungen abzufangen und keinen Anschluss zu verpassen.

Mit diesen Tipps sollte Ihre Gruppenreise zu einer ganz besonderen Reise werden, bei der alle Wünsche der Teilnehmer berücksichtigt werden und auch keinerlei Probleme und Komplikationen auftreten.

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