Gastronomie: Tipps zum Kauf von Kassen- und Abrechnungssystemen

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Vom Bondrucker bis zum Münzsortierer – Kassen- und Abrechnungssysteme für die Gastronomie

Wer einen Gastronomiebetrieb führt, braucht eine Kasse. Kleinen Betrieben reicht eine schlichte Registrierkasse, größere Unternehmen benötigen ein umfassendes Kassensystem. Welche Kassen es auf dem Markt gibt und worauf Sie bei der Wahl des richtigen Produktes achten sollten, können Sie im vorliegenden Ratgeber nachlesen.

Das passende Kassensystem für Ihren Betrieb

Ob Sie einen Kiosk oder eine Bäckerei betreiben, eine Eckkneipe führen oder ein Sterne-Restaurant: Überall, wo in der Gastronomie Bargeld fließt, wird eine Kasse benötigt. Bei eBay finden Sie eine breite Auswahl von Kassen unterschiedlicher Hersteller und in allen Preisklassen. Einerseits ist die Kasse in der Gastronomie der Ort, an dem Münzen und Scheine in Ihrem Betrieb aufbewahrt werden, andererseits ist die Kasse entscheidend, um einen prüfbaren Geld- und Warenfluss sicherzustellen. Das ist wichtig, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu fertigen, die Sie dem Finanzamt vorlegen müssen.

Allerdings unterscheiden sich Kassen voneinander. Es gibt einzelne Registrierkassen, die komplett autark arbeiten, und es gibt komplexe Kassensysteme, die über ein Netzwerk direkt mit dem Lager verbunden sind und sogar Kontakt zu Lieferanten halten können. Ein so konzipiertes Kassensystem unterstützt Betriebe dabei, effiziente und transparente Arbeitsabläufe zu generieren, die viel Zeit und Geld sparen. Trotzdem ist ein komplexes, computergestütztes Kassensystem keine Garantie für perfekte Arbeitsabläufe und Warenbewegungen. Das System muss außerdem zu den Anforderungen Ihres Geschäftsalltags passen und Sie und Ihre Mitarbeiter müssen damit umgehen können. Als Faustregel können Sie davon ausgehen, dass ein kleiner Ein-Mann-Betrieb mit einer autarken Registrierkasse richtig ausgestattet ist und dass Betriebe ab mittlerer Größe von leistungsfähigen Kassensystemen profitieren.

Analysieren Sie Ihren Bedarf: Welche Kasse benötigen Sie für Ihren Gastronomiebetrieb?

Damit Sie eine Entscheidungsgrundlage haben und erkennen können, ob eine schlichte Registrierkasse oder ein komplexes PC-Kassensystem für Sie in Frage kommt, sollten Sie die Anforderungen notieren, die Sie an Ihre Kassenlösung haben. Dann können Sie ein Ziel definieren und sind gewappnet gegen Angebote, die zwar hervorragend klingen, jedoch im schlimmsten Fall zu groß oder erheblich zu klein für Ihren Betrieb sind. Dann kaufen Sie nicht nur zu teuer, Sie sorgen auch dafür, dass das nicht passende Produkt jeden Tag mehr Ärger bereitet, als dass es Sie unterstützt.

Zu große Lösungen sorgen erfahrungsgemäß für einen erhöhten Zeitaufwand. Sie müssen sich lange mit den zahlreichen technischen Optionen beschäftigen, die Ihnen jedoch meist keinen Nutzen bringen. Dazu kommt die zeitaufwendige Einarbeitung von Mitarbeitern. Zu kleine Kassen bremsen Sie im Tagesgeschäft im Arbeitsfluss. Weil Funktionen in den kleinen Kassen fehlen, die Sie benötigen, müssen Sie zusätzliche Dokumente erstellen, was in der Gastronomie entweder regelmäßig am Tagesende passiert (z. B. Tagesbons erstellen) oder am Ende des Monats. Das führt zu Unzufriedenheit und zu Kosten für Personal oder Überstunden für Sie selber, die Sie sich mit der Anschaffung einer passenden Kasse ersparen können.

Deshalb ist es empfehlenswert, sich Zeit bei der Wahl der Kasse zu nehmen, damit am Ende das passende Produkt zum Einsatz kommen kann.

Die Registrierkasse ist ideal für kleine Betriebe

Die Registrierkasse existiert schon seit vielen Jahrzehnten, heute ist sie meist in der elektronischen Ausführung zu haben. Inzwischen gibt es eine andere Bezeichnung für sie: „ECR", was so viel heißt wie „Electronic Cash Register" (elektronische Registrierkasse). Sie ist modern und leistungsfähig. Manche von ihnen funktionieren rein autark, andere lassen sich optional an ein Kassensystem anschließen und in größere Netzwerke integrieren. Damit kann die zunächst minimale Lösung mit dem Betrieb mitwachsen und ist ideal für kleine Betriebe und junge Start-ups. Beim Kauf sollten Sie deshalb prüfen, welche Erweiterungsmöglichkeiten die Kasse hat. Falls Sie weitere Geräte anschließen möchten, wie z. B. einen Barcodescanner, externe Drucker oder Lesegeräte für EC-Karten und andere elektronische Zahlungsmittel, muss Ihre Kasse diese Schnittstellen aufweisen. Eine praktische Lösung ist eine PC-kompatible Kasse, die sich per Software bei Bedarf erweitern lässt.

Registrierkassen werden in numerische und alphanumerische Kassen unterteilt. Die numerische Kasse kann ausschließlich Zahlen drucken und eignet sich nur dann, wenn Sie keine vom Finanzamt anerkannten Belege drucken müssen. Denkbar ist so eine Kasse im Bereich einer kleinen Getränkekasse und in der Leergutrücknahme.

Für die Gastronomie kommt die alphanumerische Kasse eher in Betracht. Das integrierte Druckwerk kann auch Buchstaben drucken und finanzamtstaugliche Quittungen herstellen. Achten Sie beim Kauf auf das Druckwerk. Günstige Modelle sind meist mit einem Nadeldrucker ausgestattet, der entsprechende Geräusche macht. Alternativ sind Kassen mit Thermodruckwerken auf dem Markt. Sie sind etwas teurer, jedoch geräuscharm. Der Nachteil von Thermodruckkassen ist, dass sie in der warmen Umgebung einer Küche oder unter starker Sonneneinstrahlung gelegentlich Probleme machen und unleserliche Quittungen ausdrucken.

Thermoquittungen verblassen nach einiger Zeit, was Sie bei der eigenen Kassenbuchführung unbedingt berücksichtigen müssen. Das Finanzamt schreibt per Gesetz vor, dass Sie die Kassenbelege 10 Jahre in leserlichem Zustand aufbewahren müssen. Praxistipp: Kopieren Sie die Thermoausdrucke, heften Sie die Originale hinter die Kopie und legen Sie das Kassenbuch in eine Schublade, um die Belege vor Licht zu schützen.

Falls Ihre Kasse in einem eher wenig beleuchteten Raum steht, sollte die Anzeige der Zahlen im Display gut sichtbar sein. Außerdem ist für den täglichen Kassiervorgang wichtig, dass die Kassenschublade ausreichend viele Fächer aufweist. Bezahlen Ihre Kunden gerne mit Kredit- oder EC-Karten, sind neben den obligatorischen Münz- und Geldscheinfächern auch Kassenschubladen mit zusätzlichen Vorrichtungen vorteilhaft. Auch ein Fach für Gutscheine oder andere individuelle Papiere, die in Ihrem Geschäft zum Einsatz kommen, ist nützlich. Kassen mit frei belegbaren Tasten für feste Preise sind hilfreich, wenn Sie bestimmte Produkte häufig verkaufen. So sparen Sie Zeit beim Kassieren und helfen branchenfremden oder ausländischen Mitarbeitern im Arbeitsalltag.

PC-Kassen für die Gastronomie

Verglichen mit den Anforderungen, die Sie an eine schlichte Registrierkasse stellen, erfüllen PC-Kassen zusätzliche Bedingungen und können einiges mehr leisten. Manche PC-Kassen werden als POS-System bezeichnet, was „Point of Sale" heißt und wörtlich übersetzt „Verkaufspunkt" bedeutet. Ein POS-System führt die Zahlungsabwicklung mit der Buchführung Ihres Betriebes zusammen. Ein POS-System verzeichnet alle relevanten Verkaufsinformationen, führt Buch über die Mehrwertsteuer und stellt Berichte her. Diese Systeme sind Verwaltungsmodule für den Lagerbestand und sammeln Daten über bestimmte Kaufgewohnheiten Ihrer Kunden. PC-Kassen sind für mittlere Betriebe ab einem Jahresumsatz von circa 250.000 € geeignet. In der Gastronomie leisten diese Kassen über das übliche Maß hinaus noch einige besondere Dienste. Ist Ihr Gastronomiebetrieb in ein Hotelgewerbe eingebunden, liefern PC-Kassen unschätzbare Vorteile. Sie sind in der Lage, unterschiedliche Kosten von hausinternen Restaurant- und Barbesuchen mit weiteren Kostenstellen zu verbinden, so dass der Gast erst am Ende seines Aufenthaltes eine komplette Rechnung mit detailliert aufgeführten Positionen erhält. Außerdem können PC-Kassen den direkten Kontakt zum Lager herstellen und so melden, wenn ein Bestand so weit abgenommen hat, dass nachbestellt werden muss.

Ein weiterer großer Vorteil von Computerkassen ist, dass die einzelnen Produkte durch Kennzahlen oder Abkürzungen aufgerufen werden können. Da die Preise fix hinterlegt werden, ist eine korrekte Abrechnung gewährleistet. Durch die Aufzeichnungen im PC können Sie jederzeit Statistiken aufrufen, die Ihnen Auskunft über den Absatz einzelner Produkte geben. Ferner werden Inventurarbeiten wesentlich verkürzt und die ständig mögliche Kontrolle des Bargeldbestandes in der Kasse ist in verhältnismäßig geringer Zeit durchzuführen. Übrigens können Sie Ihren Mitarbeitern für den persönlichen Zugang Kennungen zuteilen. Das hilft Ihnen bei Unregelmäßigkeiten zur Klärung der Angelegenheit.

Wenn Sie sich für ein PC-gestütztes Kassensystem entschieden haben, sollten Sie noch einmal prüfen, ob Sie eine pauschale Komplettlösung wählen oder ein modular konzipiertes System bevorzugen. Je nach Größe Ihres Unternehmens und nach dem geplanten Wachstum kann ein modulares System, das mit dem Unternehmen mitwächst, die beste Lösung sein. Für große Betriebe kommt möglicherweise die Vollversion eines Komplettsystems in Frage. Verlieren Sie bei der Wahl des Kassensystems nie aus den Augen, dass Sie es bedienen und deshalb auch verstehen müssen.

Was bei erweiterbaren Registrierkassen eine Zusatzfunktion ist, ist bei PC-gestützten Abrechnungssystemen Standard: Eine PC-Kasse ist in Modulen aufgebaut und bietet verschiedene Erweiterungsoptionen an. Sie können Geräte wie Bondrucker, Bildschirm, Tastatur, Barcodescanner, Geldschublade, Netzwerkkarte oder Internetzgang installieren. Eingebunden in ein größeres Netzwerk liefert Ihre Kasse Daten an den Zentralrechner. Bitte bedenken Sie, dass ein Standard-PC meist nicht für den Kassenbetrieb ausgelegt ist. Für einen fehlerfreien Betrieb sollten Sie auf spezielle PCs setzen, die hinsichtlich der Festplatte und des Lüfters auf einen Dauerbetrieb eingerichtet sind. Sie verbrauchen weniger Strom, entwickeln erheblich weniger Temperatur und sind im Vergleich zu einem Standard-PC wesentlich leiser.

Kellnerkassen und Münzsortierer: zeitgemäß oder ausrangiert?

Auch wenn es mit fortschreitender Entwicklung der Technik kaum vorstellbar ist, manches kann Ihnen selbst der modernste PC nicht abnehmen. Solange es Bargeld gibt, werden Kellnerkassen und Münzsortierer ihren Platz behaupten. Allerdings hat sich die Form der Kellnerkassen inzwischen stark geändert. Während die einen Betriebe weiterhin auf klassische Kellnerbörsen für Kleingeld und Geldscheine setzen, schränken andere Gastronomiebetriebe den Kontakt des Personals zum Bargeld auf ein Minimum ein. Immer mehr durchgesetzt hat sich, dass Kellner bei der Aufnahme einer Bestellung die gewünschten Speisen und Getränke elektronisch direkt an die Bar und in die Küche übertragen. Die elektronischen Handgeräte sind in das Netzwerk eines PC-Kassensystems eingebunden. Auf diese Weise läuft der Bestell- und Bedienvorgang erheblich effizienter ab. Soll kassiert werden, sendet der Kellner eine entsprechende Information an die zentrale Kasse und bringt dem Gast den Beleg. Der Gast bezahlt und der Kellner bringt das Geld wiederum zurück zur zentralen Kasse. Dort erhält er das abgezählte Wechselgeld. Hintergrund dieses Kassiervorgangs ist, dass nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf den Barbestand der Kasse haben und bei eventuell auftretenden Differenzen nur wenige Mitarbeiter in Frage kommen, die zur Klärung des Vorgangs beitragen. Auf diese Weise ist es kaum noch möglich, dass größere Fehlbeträge in der Kasse vorkommen.

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