Externe Dienstleistungen – Ratgeber für die Beauftragung einer Gebäudereinigung

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Externe Dienstleistungen – Ratgeber für die Beauftragung einer Gebäudereinigung

Strahlender Glanz in der eigenen Arbeitsumgebung – das wünscht sich wohl jeder Arbeitnehmer und jeder, der selbst ein Unternehmen besitzt oder für dessen Gebäude verantwortlich ist. In den meisten Fällen werden Sie das Reinigen der Räumlichkeiten nicht selbst übernehmen, sondern sich auf professionelle Unterstützung verlassen. Dies ist in der Regel wesentlich wirtschaftlicher, als selbst zum Reinigungsmittel zu greifen. Dabei fällt die Wahl oft schwer, denn am Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, von der als Einzelunternehmerin tätigen Putzhilfe bis zu großen Facility-Management-Unternehmen mit vielen Dienstleistungsangeboten.

Welcher Anbieter von Reinigungsdienstleistungen der Richtige für Sie ist, hängt von ganz unterschiedlichen Kriterien ab, die Sie kennen sollten, bevor Sie Ihre Wahl treffen. Einige davon finden Sie im folgenden Ratgeber, der Sie Schritt für Schritt zur Auswahlentscheidung geleiten soll. Nach der Lektüre wird Ihnen das Abwägen zwischen den einzelnen Dienstleistungsunternehmen sicherlich leichter fallen.

So verschaffen Sie sich einen Überblick über die Gebäudereinigungsunternehmen in Ihrer Nähe

Da es sich bei der Gebäudereinigung um eine Dienstleistung handelt, die in der Regel lokal oder regional erbracht wird, lohnt es, sich im ersten Schritt in der eigenen Gegend umzusehen. Sicherlich gibt es auch in der Nähe Ihres Unternehmens einige Anbieter, die sich auf das Reinigen von Büro-, Geschäfts- oder Praxisräumlichkeiten, auf die Pflege von Glasfassaden oder einen anderen Bereich der Gebäudereinigung spezialisiert haben. Der logistische Aspekt kann unter Umständen sogar zu einem Preisvorteil bei der späteren Beauftragung führen, denn kurze Wege bedeuten für das Dienstleistungsunternehmen weniger Aufwand und vor allem kürzere Anfahrtszeiten, die bei Gebäudereinigern in den meisten Fällen nicht extra vergütet werden.

Ein Anbieter in Ihrer Nähe kann auch den Vorteil haben, dass Sie leichter weitere Kunden des Unternehmens finden, die Sie vor einer Beauftragung kontaktieren können. Durch einen kurzen Anruf bei einem solchen Referenzunternehmen können Sie auf kurzem Wege klären, ob der Anbieter empfehlenswert ist und gegebenenfalls von den Tipps und Erfahrungen anderer Kunden-Unternehmen profitieren. Schließlich verschafft Ihnen der Blick auf die „Dienstleistungslandschaft“ in Ihrer Nähe schon einen ersten Überblick über die Angebote und Leistungsspektren, aus denen Sie wählen können. Wenn Sie ein Unternehmen aus Ihrer Nähe beauftragen möchten, ist dies also die Grundgesamtheit, die Ihre Auswahl bestimmt.

So definieren Sie die Reinigungsaufgaben für Gebäudereiniger

Bevor Sie Kontakt zu einzelnen Dienstleistungsunternehmen aufnehmen, die für die Gebäudereinigung infrage kommen, sollten Sie Ihre Anforderungen möglichst exakt definieren. Dies schützt Sie davor, sich in einem Gespräch ausschließlich von den Informationen des Anbieters lenken zu lassen. Wenn Sie genau wissen, welche Leistungen Sie sich vorstellen, können Sie außerdem entsprechende Fragen und offene Punkte vorformulieren und direkt vorab – beispielsweise per E-Mail – mit den Anbietern klären.

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen mit der professionellen Gebäudereinigung in Ihrem Unternehmen beauftragen möchten, spielt es eine sehr wichtige Rolle, wie die Räumlichkeiten beschaffen sind, die gesäubert werden müssen. Notieren Sie – falls Ihnen die Zahlen nicht gleich präsent sind – die Quadratmeterzahlen der zu putzenden Räume und denken Sie bei jedem Raum über die besonderen Herausforderungen nach. Aus diesen Beschreibungen kann das Dienstleistungsunternehmen unter anderem ablesen, ob es mit seinem Team und seinem Equipment Ihren Anforderungen gerecht werden kann. So genügt beispielsweise ein kleines Glasreinigungsset oder Fensterreinigungsset, wenn Ihr Büroraum klein ist und nur wenige Fenster hat. Geht es um viele große Räume oder gar um ein großes Gebäude, das regelmäßig sauber zu halten ist, werden unter anderem mehrere Reinigungsmaschinen, viele Mitarbeiter und ein schneller Zugriff auf Ersatzteile wie z.B. Staubsaugerschlauch-Meterware benötigt.

Denken Sie auch daran, in Ihrer Aufgabenbeschreibung die gewünschte Frequenz und eventuell auch den zeitlichen Rahmen der Reinigung zu definieren. Benötigen Sie beispielsweise Reinigungskräfte, die jede Woche an einem bestimmten Tag und um eine bestimmte Uhrzeit Ihren Dienst versehen sollen, müssen Sie dies bei der Angebotsanfrage mitteilen. Sind Sie zeitlich sehr flexibel, könnte dies den Preis zu Ihren Gunsten beeinflussen, da der Anbieter dann ebenso flexibel agieren kann.

Die Auswahl eines Gebäudereinigungsunternehmens, das Ihre Spezialaufgaben übernehmen kann

Ganz besondere Berücksichtigung sollten Sie bei Ihrer Aufgabendefinition den Tätigkeiten widmen, die von einer einfachen Reinigung abweichen. Gibt es also beispielsweise nicht nur Büroräume, die regelmäßig gesaugt und von Staub befreit werden sollen, machen Sie den Anbieter unbedingt darauf aufmerksam. Besondere Bereiche sind vor allem solche, die speziell ausgebildetes Personal oder auch spezifische Maschinen oder Reinigungsmittel erforderlich machen. Beispiele hierfür sind Praxisräumlichkeiten, Laborräume oder Klinikgebäude, die unter Beachtung besonderer Hygienevorschriften gereinigt werden müssen, um Mitarbeiter und Patienten nicht zu gefährden. Spezielle Hygienereiniger, bestimmte Reinigungsfrequenzen und weitere Vorgaben müssen unbedingt eingehalten werden. Ebenso sind Gebäude, bei denen eine Außenreinigung in großer Höhe notwendig ist, dem Dienstleistungsunternehmen exakt zu beschreiben. Hier muss das Personal im Reinigen geübt sein und es sind Maschinen wie beispielsweise Hubwagen erforderlich. Ein weiteres Beispiel sind Industrieräume und Maschinen bzw. Anlagen, die mit viel Erfahrung gesäubert werden müssen und die den Einsatz geeigneter Industriereiniger erfordern.

So prüfen Sie, ob das Gebäudereinigungsunternehmen über das passende Equipment verfügt

Der nächste Aspekt, dem Sie Aufmerksamkeit widmen sollten, steht in engem Zusammenhang mit den Aufgabenstellungen, die Sie für das Gebäudereinigungsunternehmen bereithalten. Es geht um die Ausstattung, welche die Gebäudereiniger mitbringen. Ob ein Sauger vom Typ Sprintus Maximus ausreicht, um Ihre Räumlichkeiten wieder schick herzurichten, oder ob eine Einscheiben-Poliermaschine mit passenden Pads notwendig ist, hängt natürlich von den räumlichen Gegebenheiten und von der Ausstattung ab. Liegt ein Teppichboden in den Räumen, dann ist auch eine Teppichreinigungsmaschine ein wichtiges Utensil, um ihn hygienisch einwandfrei zu halten.

Selbstverständlich müssen Sie nicht jedes Gerät kontrollieren, das ein Dienstleistungsunternehmen in Ihrem Unternehmen einsetzen wird. Dies kann in der Regel den Profis überlassen werden. Doch gerade bei kleinen Unternehmen, die gerade dabei sind, die ersten größeren Reinigungsaufträge zu gewinnen, könnte das Equipment noch nicht ganz ausreichen, um Ihren Anforderungen zu entsprechen. Fragen Sie daher im Zweifelsfall einfach nach und zögern Sie gegebenenfalls nicht, sich Reinigungsmethoden vorstellen zu lassen, die der Anbieter im Auftragsfalle anwenden würde. So erhalten Sie gleich einen weiteren Eindruck von der Professionalität des Dienstleistungsunternehmens.

Definition von Anforderungen zu Reinigungsmitteln, die das Gebäudereinigungsunternehmen verwenden soll

Viele Unternehmen haben heute bestimmte Richtlinien, nach denen Sie im Innen- und Außenverhältnis arbeiten. Dazu gehören zum Teil ökologische Aspekte und auch das Thema Nachhaltigkeit wird vielerorts großgeschrieben. Gerade dann, wenn Sie für einen größeren Konzern handeln und für das Facility-Management oder für den zentralen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen zuständig sind, sind Ihre Unternehmensleitlinien sicherlich ständige Begleiter bei Kaufentscheidungen.

Wenn Sie bestimmte Reinigungsprodukte wünschen oder bestimmte Inhaltsstoffe ausschließen möchten, sollten Sie das Gebäudereinigungsunternehmen von vornherein darauf hinweisen. So könnten Sie beispielsweise großen Wert auf den Einsatz von Ecolab-Produkten oder auf die Verwendung von Reinigern von Dr. Schnell legen, vielleicht bevorzugen Sie aber auch Produkte von Kleen-Purgatis oder spezielle, hochwertige Lederlappen.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Reiniger und die Geräte für die Reinigungskräfte sowie das Verbrauchsmaterial zentral von Unternehmensseite zu kaufen und dann dem Gebäudereinigungsteam zur Verfügung zu stellen. Auch solche Vereinbarungen sind in der Regel möglich. So könnten Sie ein großes Sortiment von Unger-Produkten wie z.B. Unger-Eimer und Glasschaber von Unger kaufen oder einige Lewi-Produkte wie z.B. Lewi-Teleskopstangen erwerben. Gerade dann, wenn Sie ein kleineres Unternehmen beauftragen, kann es für beide Seiten praktisch sein, wenn Sie die Ausstattung bereitstellen. Neben der Kosteneffizienz kommt hier noch der Vorteil hinzu, dass das Reinigungsteam mit weniger Logistikaufwand zu tun hat. So müssen beispielsweise nicht jede Woche Staubsauger oder Reinigungswagen mitgebracht werden.

Berücksichtigung des persönlichen Eindrucks vom Gebäudereinigungsunternehmen

Stimmen alle sachlichen Faktoren und haben Sie sich bereits vom Dienstleistungsangebot verschiedener Unternehmen überzeugt, sollten persönliche Gespräche mit allen Unternehmen folgen, die Sie in die engere Auswahl nehmen möchten. Ein solches Vorgehen ist selbstverständlich nur dann gerechtfertigt, wenn die Gebäudereinigung für Sie und Ihr Unternehmen einen gewissen Stellenwert hat. Insbesondere dann, wenn Sie sich vertraglich länger binden möchten und wenn es um das Verhandeln von Konditionen geht, ist ein solcher Termin unerlässlich.

Bitte behalten Sie auch bei dem persönlichen Kennenlernen immer im Blick, dass es bei der Gebäudereinigung nicht nur darum geht, dass eine beliebige Kraft mit einem Fensterleder und etwas Mittel für die Grundreinigung Woche für Woche ans Werk geht. Gebäudereinigung ist gewissermaßen auch Vertrauenssache, da hier Menschen in Ihren Räumlichkeiten sein werden, die nicht im engeren Sinne zum Unternehmen gehören. Sie vertrauen den Gebäudereinigungskräften also wichtige Geräte und unter Umständen auch den Zugriff auf die eine oder andere interne Information an, die im Unternehmen offen zu finden ist. Lassen Sie daher bei Ihrer Entscheidung auch den persönlichen Eindruck wirken und sichern Sie so die sachliche Entscheidung noch weiter ab. Gibt Ihr Bauchgefühl Ihnen ebenfalls „grünes Licht“, können Sie ein konkretes Angebot – sofern noch nicht geschehen – von diesem Unternehmen anfordern.

Prüfung von Referenzen des Gebäudereinigungsunternehmens vor der Auftragsvergabe

Eine weitere Maßnahme kann Ihnen dabei helfen, das richtige Gebäudereinigungsunternehmen zu finden. Sie können diesen Punkt sehr gut bei einem persönlichen Kennenlern-Termin ins Spiel bringen oder auf der Website des Anbieters nach passenden Informationen suchen. Die Rede ist von den Referenzen, die das Gebäudereinigungsunternehmen bereits vorzuweisen hat. Auch hier spielt wieder die Größe des zu vergebenden Auftrags eine wichtige Rolle. Hinzu kommt der Grad der Spezialisierung, den Sie sich von dem Dienstleistungsunternehmen wünschen. Haben Sie beispielsweise die Verantwortung für die Organisation der Reinigung eines großen Facharztzentrums, so kann es für Ihre Entscheidung hilfreich sein, dass ein Gebäudereinigungsunternehmen für alle großen Kliniken in der Region tätig ist.

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