Empfehlungen zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

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In verschiedenen Gesetzestexten wie beispielsweise im Handelsgesetzbuch (HGB),im Steuerrecht (EStG, KStG, GewSTG, AO)  und im Zivilrecht (BGB, ZPO) finden sich Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.
Die Regeln für die Aufbewahrung sind für digitale und Papierunterlagen grundsätzlich dieselben: Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem letzte Änderungen in den Dokumenten vorgenommen wurden.

Für Unternehmen gilt:

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Hierbei unterscheidet man zwischen Fristen von sechs Jahren und Fristen von zehn Jahren.

6 Jahre

Empfangene und verschickte Geschäftskorrespondenz
Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind

10 Jahre

Konzernabschlüsse
Konzernlageberichte
Jahresabschlüsse (müssen in Papierform archiviert werden)
Eröffnungsbilanzen
Buchungsunterlagen
Inventuren
Projektunterlagen
Lohnsteuerunterlagen

Die Gewährungsfristen der Banken ist 30 Jahre, daher empfiehlt es sich, Bankauszüge, Zahlungsbelege und Kreditunterlagen so lange aufzubewahren.

Für Privatpersonen gilt:

Bei Privatpersonen gelten zwei Kategorien: Dokumente, die lebenslang aufbewahrt und Unterlagen, die bis Vertragsende bzw. Verkauf verwahrt werden sollten.

Bei Vertragsende bzw. Verkauf:

Wohneigentum (Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen)
Wohnmiete (Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnung)
Versicherungspolicen

Einige Aufbewahrungsfristen treffen für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen zu.

6 Monate

Handwerksleistungen (schriftliche Gewährleistungen)
Rechnungsquittungen (Anspruch auf Mängelbeseitigung 6 Monate nach Kauf)
Reisemängel (Reklamationen bis 6 Monate nach Urlaubsende).

2 Jahre

Kaufverträge
Rechnungen von Ärzten, Anwälten, Notaren

10 Jahre

Komplette Unterlagen zur Steuererklärung

30 Jahre

Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten


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