Effektive Bürokommunikation dank Telefonanlagen, Headsets & Co

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Effektive Bürokommunikation dank leistungsfähiger Telefonanlagen, Headsets, Switches & Co

In jedem Unternehmen – ganz gleich, ob es sich dabei um ein Autohaus, um ein Hotel oder um eine Produktionsstätte handelt – ist reibungslose, effiziente Kommunikation eine zentrale Herausforderung, die Tag für Tag gut gelöst sein will. Dazu gehört nicht nur der inhaltliche Aspekt, also das, was gesprochen, gemailt und geschrieben wird und welche Worte man zur Übermittlung dieser Botschaften wählt. Auch die technische Komponente muss einwandfrei funktionieren. Wenn es um die Telefonie innerhalb des Gebäudes und auch die mit externen Stellen geht, kann eine gute Telefonanlage hier ein wertvolles Instrument sein. Diese Vermittlungseinrichtung, die man auch Nebenstellenanlage oder Teilnehmervermittlungsanlage nennt, hat die Aufgabe, die unterschiedlichsten Endgeräte wie Telefone, Faxgeräte, Anrufbeantworter oder Kombi-Geräte für Faxen, Telefonie und mehr miteinander zu verbinden. Darüber hinaus stellt sie die Schnittstelle zu den Leitungen des Telefonnetzes außerhalb des Unternehmens dar.

Da es nicht immer leicht fällt, sich in der großen Angebotsvielfalt zu orientieren, können Sie bei Ihrer Kaufentscheidung ganz einfach den vorliegenden Einkaufsratgeber zur Hand nehmen. Er zeigt Ihnen unter anderem die Unterschiede zwischen den analogen und den digitalen Telefonanlagen auf, stellt einige Telefonanlagentypen und ihre Hersteller vor und informiert darüber hinaus über Zubehörteile, die Sie im Zusammenspiel mit Ihrer neuen Telefonanlage nutzen können. So informiert, werden Sie Ihre Entscheidung sicherer treffen können und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen aller Voraussicht nach bald noch besser im Griff haben.

Die Welt der analogen und digitalen Telefonanlagen entdecken

Wer eine technische Anlage oder ein wichtiges Gerät erwerben möchte, sollte sich zumindest mit den Grundbegriffen der Technologie auskennen. Im Zusammenhang mit dem Kauf einer Telefonanlage sollten Sie daher die wichtigen Begrifflichkeiten „analoge Telefonanlage" und „digitale Telefonanlage" bewerten können und wissen, was sich hinter ihnen verbirgt. Die Bezeichnungen beziehen sich auf die Art des Telefonanschlusses, der bei der Installation der neuen Telefonanlage genutzt werden soll.

Geht es um eine Anlage für ein Unternehmen, werden Sie vermutlich bereits über einen ISDN-Anschluss verfügen. Der ISDN-Anschluss ist ein Anschluss, bei dem die Daten digital übertragen werden. Im Gegensatz zu den analogen Anschlüssen können also auch verschiedene Signale gleichzeitig übertragen werden. Handelt es sich um einen sogenannten Basisanschluss, so stehen zwei Kanäle zur selben Zeit zur Verfügung, können also gleichzeitig genutzt werden. Es können also beispielsweise zwei Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren oder ein Mitarbeiter versendet ein Fax, während der andere telefoniert. Darüber hinaus erhalten Sie bei Buchung eines ISDN-Anschlusses je nach Paket eine Vielzahl von Rufnummern, die Sie auf diverse Geräte verteilen können. Wichtig ist, dass Sie an einem ISDN-Anschluss immer nur eine passende ISDN-Anlage betreiben können, kein analoges Modell.

Eine analoge Telefonanlage ist dazu gedacht, die Vorteile einer Telefonanlage auch dann zu nutzen, wenn man nur über einen analogen Anschluss verfügt. Dies geschieht über einen Wandler, der innerhalb der Anlage sitzt. So können Sie auch mehrere Telefone an der Anlage betreiben. In vielen Fällen ist es allerdings preisgünstiger, sich direkt für ein komplett digitales System zu entscheiden. Darüber hinaus gibt es heute auch sogenannte virtuelle Telefonanlagen, die auf einem Webservice basieren und sich ebenfalls sehr flexibel einsetzen lassen. Hier sind die Investitionskosten vergleichsweise gering und Sie können sehr flexibel aus unterschiedlichen Funktionspaketen wählen, die die Anbieter einer solchen IP-Telefonie bereithalten.

Passende ISDN-Telefonanlagen nach Herstellern und Modellreihen auswählen

Gerade dann, wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Sie sich für ein nagelneues oder lieber für ein altbewährtes Stück – beispielsweise aus dem Sortiment von eBay – entscheiden sollen, tut es gut, sich einen Überblick über bedeutsame Anlagenmodelle zu verschaffen. Einige von diesen finden Sie im Folgenden näher beschrieben.

Eine ISDN-Anlage aus der Eumex-Reihe stammt aus dem Hause Deutsche Telekom und ist in verschiedenen Varianten seit den 1990er Jahren auf dem Markt. Die Nutzergruppen der Anlagen, die auf der ISDN-Technologie basieren, sind und waren Privathaushalte, aber auch kleinere Unternehmen. Die Technologie, die sich hinter den Eumex-Geräten verbirgt, stammt von diversen Zulieferern wie beispielsweise von Agfeo oder von AVM. Viele der neueren ISDN-Telefonanlagen der Telekom lassen sich vollständig über einen PC konfigurieren.

Auch eine ISDN-Telefonanlage von Siemens kann eine gute Wahl sein, wenn es um Ihren Geschäftsalltag geht. Diverse Modelle sind am Markt erhältlich und machen wesentlich mehr möglich, als nur das Wählen von Telefonnummern von verschiedenen Endgeräten. Allerdings sollten Sie wissen, dass Siemens heute keine neue Telefonanlagen mehr herstellt, da sich das Unternehmen im Jahr 2010 von der Telefonsparte getrennt hat. Wenn Ihnen der Name „Gigaset" allerdings noch etwas sagt, werden Sie nun vielleicht aufhorchen, denn unter dem Namen „Siemens Gigaset" sind sehr viele Telefonanlagen bekannt geworden. Allerdings ist Gigaset nun eine eigenständige Aktiengesellschaft. Hier werden unter anderem auch die neuen Gigaset-ISDN-Telefonanlagen hergestellt. Das Unternehmen bietet mittlerweile sehr viele hochwertige Anlagen an, zum Teil mit tragbaren Endgeräten, mit Bluetooth-Multipoints zum schnellen Ankoppeln von Geräten und vielen weiteren technischen Merkmalen.

Auerswald ist ein Unternehmen, das schon seit 1960 existiert und zunächst für diverse technische Lösungen wie zum Beispiel für Funkuhrensysteme bekannt wurde. 1986 gab es dann auch die erste Telefonanlage von Auerswald, und zwar eine für herkömmliche Telefone, die auch für Privathaushalte und kleinere Unternehmen bezahlbar war. Seit dieser Zeit hat sich viel getan und es gibt diverse hochentwickelte ISDN-Anlagen im Sortiment des Herstellers, die Sie bei Ihrer Kaufentscheidung berücksichtigen können.

Eine Agfeo-Telefonanlage können Sie für die unterschiedlichsten Bedürfnisse verwenden, denn auch hier gibt es viele Anlagenvarianten und zahlreiche Endgeräte, um die kommunikativen Herausforderungen des Alltags zu meistern. Außerdem finden sich im Produktsortiment des Herstellers auch viele ergänzende Produkte wie zum Beispiel Headsets, Haussteuerungen oder die passende Software zur Anlage.

Gerade in sehr kleinen Unternehmen, aber vor allem in Privathaushalten ist eine ISDN-Telefonanlage mit dem Label „Fritz" ein wichtiges technisches Gerät. Unter dieser Marke vertreibt der Hersteller AVM seit vielen Jahren seine sogenannte „Fritz!Box" in diversen Varianten. Zur Komplettanlage der umfassend ausgestatteten Anlagen gehören unter anderem eine funktionsfähige Telefonanlage, aber auch eine DECT-Basis und die Möglichkeit, ein Gigabit-LAN damit aufzubauen.

DECT-Telefonanlagen und ihre Besonderheiten entdecken

Oft werden Sie in den Produktbeschreibungen, die Sie beispielsweise bei eBay entdecken können, auch den Hinweis finden, dass es sich bei einem Produkt um eine ISDN-Telefonanlage nach dem DECT-Standard handelt – zum Beispiel um eine Agfeo-DECT-Telefonanlage. DECT bedeutet ausgeschrieben Digital Enhanced Cordless Telecommunications, also so viel wie „verbesserte, schnurlose Telekommunikation auf der Basis digitaler Technologien". Schnurlose Telefone, die heute hergestellt werden, sind in der Regel nach diesem Standard gebaut. Bei älteren, gebrauchten Exemplaren, die aus der Zeit vor dem Dezember 2008 stammen, könnte es sich auch noch um Modelle nach den Standards CT1 oder CT2 handeln.

Die richtigen Telefone für neue oder bereits installierte Telefonanlagen auswählen

Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie walten lassen, wenn Sie bereits eine Telefonanlage besitzen und diese mit passenden Modulen erweitern möchten. Benötigen Sie in einem solchen Fall ein weiteres Endgerät wie zum Beispiel ein Telefon oder Fax, können Sie dies beispielsweise leicht bei eBay finden und erwerben. Allerdings muss unbedingt sichergestellt sein, dass das ISDN-Systemtelefon oder ein anderes Gerät Ihrer Wahl auch mit der Anlage kompatibel ist. Eine gute Voraussetzung hierfür ist es, sich für Geräte aus dem gleichen Haus zu entscheiden. Stammt die Anlage von Agfeo, greifen Sie also am besten auf ein Agfeo-Systemtelefon zurück, handelt es sich dagegen um eine Panasonic-Telefonanlage, werden Sie sicherlich ein Systemtelefon von Panasonic erwerben können. Ein Blick auf die Herstellerinformationen zeigt Ihnen darüber hinaus, welche Geräte zur Anlage passen.

Verschiedene Telefonanlagen mit den passenden Headsets noch flexibler machen

Sicherlich kennen auch Sie Bilder von Menschen, die ein Headset tragen, vor allem aus dem Themenumfeld Callcenter. Doch diese Unternehmen sind natürlich längst nicht die einzigen, in denen sich der Einsatz von Headsets bewährt. Viele Hersteller von Telefonanlagen stellen auch Headsets her, sodass Sie unter anderem so manches Headset von Agfeo, diverse Detewe-Headsets, Headset von Topcom und viele weitere beispielsweise bei eBay finden können. Neben den Headsets für ISDN-Anlagen und -Geräte stehen nach wie vor auch Headsets für Analogtelefone zur Verfügung.

Die Vorteile eines Headsets, das man auch als „Sprechgarnitur" bezeichnen kann, liegen vor allem in der Bewegungsfreiheit für die Hände. Während der Mitarbeiter telefoniert, kann er auf diese Art und Weise beispielsweise ungestört am PC wichtige Gesprächsinhalte mitschreiben. Headsets gibt es in verschiedenen Bauformen und selbstverständlich nicht nur als kabelgebundene Varianten, sondern auch schnurlos, zum Beispiel als DECT-Headsets.

Die richtigen Switches für die Telefonanlage Ihrer Wahl finden und erwerben

Die Zubehörteile, die Sie in Verbindung mit einer Telefonanlage erwerben können, lassen sich jederzeit so wählen, dass Ihre individuelle Kommunikationsaufgabe bestmöglich gelöst werden kann. Ein wichtiges Bauteil ist in diesem Zusammenhang auch der sogenannte Telefon-Switch. Dabei handelt sich beispielsweise um ein Gerät, an dem sich ein Telefon und ein Model parallel zueinander betreiben lassen. Eine Leitung kann somit für verschiedene Zwecke Verwendung finden. In diesem Sinne könnte man den Telefon-Switch auch ganz einfach als Telefonumschalter bezeichnen, der mehrere Funktionen oder Geräte einfach wechselbar macht. Ein Headset-Switch dagegen ermöglicht beispielsweise das Umschalten zwischen einem PC-Lautsprecher und einem Headset. Andere Headset-Switches lassen es auch zu, dass man schnell und einfach zwischen verschiedenen Headsets wechselt.

Die Telefonanlage um praktische, multifunktionale Geräte ergänzen

Auch wenn die Elemente moderner Kommunikationstechnikanlagen geradezu unendlich vielfältig sind, soll doch noch auf eine wichtige Gerätevariante hingewiesen werden. Die Rede ist von Multifunktionsgeräten, die gleich mehrere Kommunikationsaufgaben in einem Unternehmen gleichzeitig lösen können. Viele von ihnen lassen sich in die Telefonanlage integrieren und vereinen in sich Funktionen wie Telefon, Fax und Anrufbeantworter oder Telefon, Fax und Kopierer. Sie können beispielsweise bei eBay zahlreiche Modelle finden, um Ihre Wahl zu treffen.

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