Die passenden EDV-Kurse & -Schulungen für Ihre Mitarbeiter finden

Mag ich anklicken, wenn dieser Ratgeber hilfreich war
EDV Kurse & Schulungen für Ihre Mitarbeiter – so finden Sie den passenden Dienstleister

Im digitalen Zeitalter nehmen umfangreiche und spezielle Kenntnisse aus dem EDV- und Computerbereich eine immer größere Bedeutung ein. Üblicherweise sehen Arbeitgeber bei der Besetzung Ihrer Arbeitsplätze eine grundlegende Computerausbildung als selbstverständlich an; ohne EDV-Kenntnisse ist kaum noch ein Arbeitsplatz zu bekommen. Viele Arbeitnehmer, Unternehmen und Selbstständige verwenden im Büro Standardprogramme wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint für alltägliche Abläufe im Arbeitsprozess. Aber auch die Einrichtung und Konfiguration von Computern, Druckern, Scannern (Hardware) etc., erfordert grundlegendes Computerwissen. Betriebssysteme, Benutzerkonten und Datenbanken müssen professionell eingerichtet und verwaltet werden. Spezielle Kenntnisse werden immer wichtiger - ob Sie nun beispielsweise ein internes Firmen-Programm nutzen, Internet-Seiten erstellen wollen oder einen Online-Shop betreiben.

Durch geschultes Wissen im Bereich EDV profitieren

All diese professionellen Werkzeuge und Dienstprogramme sind aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. EDV-Weiterbildungen und Schulungen bieten Ihnen als Nutzer oder Verwalter von Benutzerkonten, Netzwerken oder Internet-Seiten die Möglichkeit, auf dem aktuellen Stand zu bleiben und IT-Anwendungen effektiv zu nutzen. Das Erlernen neuer Programme und der Einsatz von neuer PC-Software kann Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und optimieren. Auch aus finanzieller Sicht ist eine kontinuierliche Fortbildung im IT und EDV-Bereich sinnvoll: Durch neu erlerntes oder vertieftes Anwender-Wissen, werden mittel- und langfristig Zeit und Kosten eingespart. Die Produktivität und die Effizienz in den Abläufen Ihres Unternehmens können nachhaltig gesteigert werden.

Die Einsatzmöglichkeiten für IT-Anwendungen betreffen praktisch alle geschäftlichen Abläufe. Wenn Sie einen Dienstleister suchen, könnten Sie zunächst ermitteln, was Sie in Ihrem Unternehmen mit neuen oder angepassten Anwendungen erreichen wollen. Sinnvoll wäre eine Erfassung aller vorhandenen EDV-Programme für die jeweiligen Arbeitsaufgaben. Auch ist ein Überblick über die verfügbaren Funktionen der bisherigen Programme und die Effektivität nützlich. Weiter wäre es eine probate Vorgehensweise, zusätzliche Angebote oder betriebswirtschaftliche Erweiterungen - zum Beispiel aus dem Kontext von SAP - zu prüfen und ggf. ergänzend einzubinden. Sollten Sie sich entschieden haben, neue Softwareprodukte zu kaufen, wäre eine Dokumentation der Hardware-Ressourcen und Ihrer PC-Systeme ratsam. Dazu könnten Sie vorab dokumentieren, wie Ihre Daten bisher aufbereitet wurden. So können Sie bereits im Vorfeld analysieren, ob Ihre verfügbaren Betriebsmittel beispielsweise mit neuer oder aktualisierter Software kompatibel sind und ob Daten problemlos übernommen werden können.

Ihre Mitarbeiter in die Wahl des Schulungsanbieters aktiv mit einbeziehen

Neben einer objektiven Dokumentation der technischen Mittel sollten Sie auch den individuellen Bedarf Ihrer Mitarbeiter an Fortbildungen im Blick behalten: Dazu kann eine Auflistung von Abläufen und Anwendungen sortiert nach Mitarbeitern sinnvoll sein, die durch die jeweiligen speziellen Qualifizierungen ergänzt werden. Auf diese Weise erhalten Sie Informationen über bereits vorhandenes Potenzial in Ihrer Firma. Aufbauend darauf könnten Sie zum besser feststellen, welcher Schulungsbedarf auf welchem Niveau besteht und welche Abteilungen eingebunden werden müssten. Erfahrungsgemäß ist es hilfreich die betreffenden Mitarbeiter aktiv in die Planung einzubeziehen, weil dadurch die Akzeptanz und Motivation für neue oder umgestellte EDV-Verfahren signifikant erhöht wird. Haben Sie Mitarbeiter, die auf eine Ausbildung im EDV-Bereich verweisen können, können Sie vor diesem Hintergrund auf deren kenntnisreiche Mitarbeit zurückgreifen.

Die professionelle Umsetzung Ihres EDV-Projektes

Für eine Schulung und Wissenserweiterung in standardisierten Office-Programmen, zum Beispiel Word oder Excel, reicht mitunter ein interner Austausch mit erfahrenen Kollegen oder die Zuhilfenahme von Handbüchern und Fachzeitschriften, die sich mit Computerkursen befassen sowie eine Online-Hilfe im jeweiligen Programm.

Wenn Sie über geeignete Räume verfügen, qualifizierte Mitarbeiter haben und die benötigte Software, die Sie bei eBay erstehen können, vorab anschaffen, kann sich auch eine Schulung durch externe Dozenten in Ihrem Haus anbieten. Das spart erhebliche Kosten. Weiter eröffnet Ihnen die Inhouse-Schulung die Möglichkeit, dass Sie direkt vor Ort klären können, ob beispielsweise Schnittstellen zu anderen Programmen praktikabel sind. Weiter könnten während der Schulung auftretende praktische Fragen direkt lösungsorientiert beantwortet werden. Wenn Sie auf der Suche nach einem Anbieter sind, sollten Sie Ihr Augenmerk auch auf die offensichtlichen Verhaltensweisen legen. Sie könnten darauf achten, wie mit Fragen nach einer durchgeführten Schulung umgegangen wird, ob auch darüber hinaus Hilfestellung angeboten wird und ob das telefonisch, online oder persönlich geschieht. Hochwertige Seminarunterlagen und Anwendungshilfen sollten selbstverständlich sein. Zur Prüfung sollten Sie sich ggf. die Unterlagen zukommen lassen, bevor Sie sich für einen Anbieter entschieden haben.

Für komplexe Abläufe ist es ratsam, auf das Fachwissen und die Projekterfahrungen von externen IT-Dienstleistern und Beratern zurückzugreifen. Besonders im EDV-Bereich gibt es sehr viele unterschiedliche Spezialisierungen und Anforderungen an digitalisierte Abläufe. Kaum eine Firma kann das mit eigenem Know-how abdecken. In den meisten Fällen reichen auch die zeitlichen und personellen Ressourcen im Unternehmen nicht aus. Externe EDV-Dienstleister sind oftmals in der Lage, unternehmensinterne Abläufe objektiv zu betrachten sowie kreative Ansätze und neue Sichtweisen aufzuzeigen. Ein professioneller Dienstleister sollte fachspezifische Branchen-Software kennen und anbieten; entsprechende Referenzen und Nachweise sind von Vorteil.

Genaue Kostenplanung für eine EDV-Schulung ist wichtig

Oft werden die tatsächlichen Kosten für die Anschaffung, den Betrieb oder die Erweiterung von EDV-Komponenten unterschätzt. Sinnvoll ist es sicher, auch einen Finanzbedarf konkret zu planen, um das Budget für jeweilige Komponenten definieren zu können. Dieses sollte bei der Einholung von Angeboten potenzieller Dienstleister bereits klar definiert und festgesetzt sein.

In einer Kostenaufstellung sollten Kosten für die Anschaffung von Software berücksichtigt werden. Dazu kommen ggf. Gebühren für Lizenzen. Wichtig ist auch, den Aufwand für Individualanpassungen bereits vorhandener Software an die jeweiligen Erfordernisse des Unternehmens mit einzuplanen: Kosten können auch für die Einrichtung von Schnittstellen zu bestehenden Systemen entstehen, des Weiteren für Datenübernahmen aus alten Programmen. Wenn Sie neue Systeme einführen, fallen in der Regel auch Kosten für externe Dienstleistungen, Stillstandszeiten oder den Parallelbetrieb mit bestehenden Systemen an. Schulungskosten entstehen beispielsweise für Einweisungen in bestimmte Programmmodule und die Bedienungsanleitungen. Die Betriebskosten des Systems, Wartungskosten und spätere Anpassungen sollten auch in der Planung berücksichtigt werden.

Den passenden Anbieter für EDV-Kurse finden

Es bietet sich an, zunächst mehrere branchenspezifische EDV-Dienstleister zu recherchieren. Die Auswahl eines Dienstleisters hängt zwar in erster Linie vom definierten EDV-Bedarf ab, jedoch können Sie bei der Auswahl auch auf weitere wichtige Kriterien achten.

Ein bedeutender Aspekt ist die Frage, ob ein Dienstleister bereits Erfahrungen mit vergleichbaren betrieblichen Abläufen hat. Um das zu klären, haben Sie die Möglichkeit, Referenzen und Projekterfahrungen zu recherchieren, denn diese beweisen die Qualität eines Anbieters. Zertifizierte Dienstleister sind in der Regel ein Garant für Qualität, da Zertifizierungen strengen Normen zur Qualitätssicherung unterliegen. Ein weiterer Punkt ist die Aufbereitung des Angebots. Im besten Fall sollte es transparent, auf Ihre Unternehmen zugeschnitten sein und dabei exakt den Bedarf abdecken, den Sie haben. Sinnvoll ist die Prüfung der Branchen, in der der Dienstleister bevorzugt tätig ist. Falls Sie dabei auf Informationen über ein spezielles Fachwissen stoßen, können Sie damit Ihr Bild ein Stück weit abrunden. Sie sollten sich zur Vervollständigung zusätzlich die Internetseite und die Prospekte durchlesen und sich ein Bild davon machen, wie die angebotenen Produkte und Dienstleistungen beschrieben werden. Ein weiterer zu klärender Punkt wäre, ob das Unternehmen spezialisierte Schulungen und Seminare durchführt, die Sie bei Bedarf zeitlich flexibel buchen könnten. Bei qualifizierten Seminaranbietern haben Teilnehmer die Möglichkeit, im Anschluss an die Schulung eine Prüfung mit Zertifikat abzulegen. Eine sehr gute Möglichkeit sind auch Rückfragen bei anderen Kunden, für die der Anbieter arbeitet bzw. gearbeitet hat.

Oft kann die räumliche Entfernung und die Erreichbarkeit für das jeweilige Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Wenn das auf Sie zutreffen sollte, wäre eine Prüfung der Flexibilität des Dienstleisters sinnvoll. Schulungen sollten möglichst in Ihrer Nähe stattfinden und die Betreuung am Seminartag sollte auf Ihren Bedarf angepasst werden. Professionelle Dienstleister bieten auch nach Abschluss der eigentlichen Projektarbeit monatliche Serviceverträge an, in denen eine komplette EDV-Betreuung enthalten ist.

Ein nächster elementarer Bestandteil der Anbieterprüfung ist die Preisliste. Sie sollten sich diese recht ausführlich anschauen. Entsprechend Ihrer Bedürfnisse sollten Sie Ihren Fokus auf mögliche Volumenrabatte, Preispauschalen, Komplettpreise oder Preismodule richten. Sie sollten auch vorab recherchieren, ob Festpreise für einzelne Module oder Anwendungen angeboten werden. Falls sich nachträgliche Anpassungen ergeben, kann dies zu erheblichen Kostensteigerungen führen.

Antworten vor Auftragserteilung an einen EDV-Anbieter schaffen Transparenz

Haben Sie passende Anbieter gefunden, bietet es sich an, diese Unternehmen anzuschreiben und Ihren Projekt- bzw. Schulungsbedarf zu schildern. Sinnvoll ist, sich ein Angebot erstellen zu lassen. Ihr Augenmerk sollte darauf liegen, wie der Anbieter auf Ihre individuellen Wünsche eingeht, wie schnell er auf Ihr Anliegen reagiert, wie flexibel er bei firmenspezifischen Anpassungswünschen von bestehenden Programmen ist und ob er beim Angebot Ihre definierten Ziele berücksichtigt. Letztlich sollte der Dienstleister verstanden haben, was Sie möchten, Ihre Bedürfnisse umsetzen und in seinem Angebot „passgenau" darauf eingehen.

Aufgaben und Abläufe für Ihren EDV-Dienstleister definieren

Ist die Entscheidung für einen passenden Dienstleister gefallen, könnte ein sogenanntes Pflichtenheft bzw. ein Aufgabenkatalog die vertragliche Grundlage zwischen Ihnen und dem Projektpartner sein. Folgerichtig wäre zunächst eine Gegenüberstellung von Ausgangssituation und Zielsetzung, um deutlich zu machen, welche Abläufe oder Strukturen zu verändert sind. Für einen zügigen und professionellen Ablauf des Projektes sollte ein Arbeits- und Zeitplan Bestandteil des Pflichtenheftes sein. Dieser dient der Kontrolle der Projektfortschritte. Empfehlenswert ist, wenn Sie alle Anforderungen, Aufgabenpakete und einzelne Abläufe detailliert festhalten. Dazu können Sie z. B. definieren, bis wann und wo welche Aufgaben erledigt sein sollten, wer welchen Schulungsbedarf hat, welches Budget insgesamt veranschlagt ist und wie hoch die Kosten für einzelne Teilaufgaben sind. Wenn Sie sämtliche Aufgaben möglichst genau planen, können Sie bei evtl. auftretenden Problemen Unstimmigkeiten bei der Umsetzungsphase vermeiden.

Kurze Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung bei der Beauftragung eines EDV-Dienstleisters

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Vorbereitung auf ein Projekt ein wichtiger Garant für die erfolgreiche Umsetzung ist. Denn wenn Sie genau wissen, was und wen Sie brauchen, können Sie auch den passenden Dienstleister wählen. Eine Grundregel kann sein: Je weniger Kenntnis Sie von einem Gebiet haben, desto wichtiger ist die Auswahl eines passenden EDV-Anbieters. Diese Vorarbeit ist unersetzlich. Bewährt hat sich der Ansatz, aus mehreren Anbietern zu wählen. Damit steigern Sie Ihre Chancen, den richtigen Anbieter zu finden. Sie sollten sich im Zuge der Auswahl von Ihren favorisierten Anbietern detaillierte Angebote machen lassen.

Als weitere gute Möglichkeit des Anbietervergleichs bietet es sich an, um aktuelle Referenzen zu bitten. Auch anhand dessen können Sie die Qualität eines Dienstleisters überprüfen. Wenn Sie vorab feststellen können, wie ein Anbieter auf Ihren Bedarf eingeht und auf Ihre Rückfragen reagiert, haben Sie recht zuverlässige Anhaltspunkte zur Qualität eines Dienstleisters und auch einen ersten Eindruck davon, welche Gepflogenheiten Sie in der Zusammenarbeit mit diesem zukünftig erwarten können.

Möchten Sie Ihr Wissen weitergeben? Erstellen Sie Ihren eigenen Ratgeber… Verfassen Sie einen Ratgeber
Weitere Ratgeber erkunden