Buchhaltung früher und heute – wie Finanz-Software den Alltag erleichtert

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Buchhaltung früher und heute – wie Finanz-Software den Alltag erleichtert

Früher verwendete man für die Durchführung der Buchhaltung noch gebundene Bücher, in denen sämtliche Konten in Form eines T-Kontos dargestellt wurden. Hier buchte man im Soll (linke Seite) und Haben (rechte Seite) und erfasste so die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Die Grundzüge der Buchhaltung haben sich nicht geändert. Die Abwicklung der Buchhaltung ist jedoch längst nicht mehr dieselbe.

Heute bearbeitet man die Buchführung komplett am Computer und verwendet hierfür komplexe Finanz-Software, die das interne und externe Rechnungswesen gleichermaßen organisieren kann. Buchhaltungssoftware gibt es von verschiedensten Herstellern und mit stark variierendem Funktionsumfang bei eBay. Doch die meisten Gründer und Unternehmer sind mit der Frage überfordert, welches Programm ihre Bedürfnisse am besten abdeckt.

Buchführung selber machen: welche Voraussetzungen Sie erfüllen sollten

Viele Unternehmer versuchen, sich das Geld für den Steuerberater zu sparen, indem sie ihre Buchhaltung mithilfe einer Finanz-Software selbst machen. Wenn Sie ebenfalls mit diesem Gedanken spielen, sollten Sie zumindest mit den Grundlagen der Buchführung vertraut sein. Im Optimalfall haben Sie bereits auch einige Praxiserfahrungen gesammelt. Steuerliches Wissen und Erfahrungen hinsichtlich der Erstellung verschiedener Steuererklärungen sind zudem unerlässlich. Erforderlich ist natürlich auch ausreichend übrige Zeit, denn die Buchhaltung für ein komplettes Unternehmen kann sehr zeitraubend sein.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, sparen Sie sich teilweise enorme Kosten und können ständig auf aktuellste Zahlen der Buchhaltung zugreifen. Nachteilig ist jedoch, dass Sie nicht nur Zeit in die Erstellung Ihrer Buchhaltung investieren müssen, sondern auch in die fortlaufende Aktualisierung Ihrer Buchführungskenntnisse. Aufgrund des hohen Zeitaufwands bleibt im laufenden Geschäftsbetrieb oft nicht die notwendige Zeit und Fehler schleichen sich ein. Zudem sollten Sie berücksichtigen, dass einerseits Anschaffungs- und Updatekosten für die Finanz-Software anfallen, andererseits aber doch wieder Kosten für den Steuerberater für die Beratung bei etwas komplizierteren Fragestellungen.

Vor- und Nachteile eines Steuerberaters

Erstellt ein Steuerberater Ihre Buchhaltung, so trägt er die Verantwortung für die korrekte Verbuchung aller Geschäftsvorfälle und Anfertigung der Jahresabschlüsse. Sie müssen keine Software für Ihr Büro anschaffen und warten, sich nicht einarbeiten und nur wenig Ihrer wertvollen Zeit für die Buchführung reservieren. Bedenken Sie allerdings, dass Sie auch bei der Beauftragung eines Steuerberaters gewisse Zuarbeiten selbst erledigen müssen, beispielsweise das Sortieren der Belege oder je nach Vereinbarung auch das Vorkontieren der Geschäftsvorfälle. Neben den vergleichsweise hohen Kosten nehmen Sie in Kauf, dass Sie aktuelle Zahlen stets nur mit einiger zeitlicher Verzögerung erhalten können.

Anforderungen an die Finanz-Software: abhängig vom Umfang der Eigenleistungen

Was Ihre Finanz-Software können sollte, hängt vorrangig davon ab, ob Sie sich lediglich auf die vorbereitende Buchhaltung konzentrieren und den Jahresabschluss dem Steuerberater überlassen möchten oder ob Sie Ihre Bücher komplett selbst führen. Für die unterjährige Buchführung benötigen Sie eine Reihe von Standardfunktionen, beispielsweise:

  • Wahl des Kontenrahmens (z. B. SKR03 oder SKR04)
  • Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung
  • Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
  • Mahnwesen
  • Offene Posten-Verwaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung mit Anbindung an Elster
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Die Buchungssoftware stellt Ihnen übersichtliche Erfassungsmasken zur Verfügung, in die Sie Ihre Buchungssätze eintragen können. Enthält eine Software ein Modul für den Zahlungsverkehr, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontoauszüge besonders bequem verbuchen zu können. Bietet die Finanz-Software entsprechende Schnittstellen, können Sie teilweise sogar eine Verbindung zu Ihrer Onlinebanking-Software herstellen und die Zahlungsein und -ausgänge automatisch verbuchen lassen. Umfangreiche Berichte und Statistiken verschaffen Ihnen einen guten Überblick über Ihr Unternehmen.

Da Sie bei dieser Variante der Buchführung eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten müssen, stellt die optimale Finanz-Software eine DATEV-Schnittstelle bzw. eine entsprechende Exportfunktion zur Verfügung, damit Sie die Buchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater übermitteln können.

Buchführung komplett selbst durchführen

Entscheiden Sie sich dafür, Ihre Buchführung komplett selbst zu erledigen, benötigen Sie eine Vielzahl von Zusatzfunktionen, die sich meist auch am Preis stark bemerkbar machen. Hierzu gehören unter anderem:

  • Anbindung an Ihr eingesetztes Warenwirtschaftssystem
  • Verwaltung des Anlagevermögens
  • Netzwerk- und Mandantenfähigkeit
  • Erstellung von Steuererklärungen (Gewerbesteuer, Umsatzsteuer)
  • Erstellung des Jahresabschlusses (EÜR, GuV, Bilanz)
  • Abgabe der zusammenfassenden Meldung

Um herauszufinden, welche Softwareprodukte am besten zu Ihrer persönlichen Situation und Ihren Anforderungen passen, sollten Sie zunächst einige interessante Hersteller herausfiltern und anschließend Schritt für Schritt den Funktionsumfang der Produkte vergleichen. Hier ergeben sich häufig bereits riesige Unterschiede, durch die das eine oder andere Produkt durch das Raster fällt.

Der Preis der Finanz-Software: Diese Abrechnungsmodelle sollten Sie kennen

Grundsätzlich sind bei Finanz-Software zwei Abrechnungsmodelle zu unterscheiden. Es gibt Softwareprodukte, die Ihnen sozusagen gegen eine „Mietzahlung“ zur Verfügung stehen. Sie bezahlen monatlich oder jährlich einen festen Betrag und erhalten dafür Zugang zur Software. Wenn Sie den Zugang kündigen, fallen keine weiteren Kosten mehr an, ein Zugriff auf die Software und die darin gespeicherten Daten kommt dann aber nach dem Ende der Vertragslaufzeit nicht mehr infrage. Update-Kosten fallen bei dieser Variante gewöhnlich nicht an. Alternativ können Sie sich auch für eine Software mit einem normalen Anschaffungspreis entscheiden. Hier ist Ihnen die unbegrenzte Nutzung der Software sicher. Problematisch sind hier allerdings die Updates: Diese sind im Regelfall kostenpflichtig und ziemlich teuer.

Buchhaltung online erledigen: Vor- und Nachteile der Online-Buchhaltung

In den letzten Jahren haben sich mehrere Anbieter etabliert, die die Leistungen einer Buchhaltungssoftware auch als Onlinelösung in der Cloud anbieten. Diese Softwareprodukte haben eine Reihe von Vor- und Nachteilen gegenüber der normalen Finanz-Software.

Vorteil 1: die Aktualisierungen

Einer der größten Vorteile sind die Programmaktualisierungen. Während sie bei der klassischen Software Kosten verursachen und oft zeitraubend sind, verlaufen solche Aktualisierungen bei der Cloud-Lösung ohne Zusatzkosten und vollautomatisch. Ein Programmausfall durch Fehler bei der Installation ist nicht üblich, da die Updates auf Testservern eingespielt werden, bevor sie live geschaltet werden.

Vorteil 2: Flexibilität und Mobilität

Auf die Cloud-Lösung können Sie mit Ihrem Passwort und Benutzernamen von jedem Computer aus auf Ihre Buchhaltung zugreifen, sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen. Immer mehr Anbieter finden zudem Möglichkeiten für mobile Endgeräte. Sie können dann mithilfe einer App von einem Smartphone oder Tablet PC auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Sie sind zeitlich und räumlich ungebunden und könnten Ihre Buchhaltung sogar von zu Hause oder vom Urlaub aus erledigen.

Vorteil 3: die Kostenstruktur

Onlinelösungen sind hinsichtlich ihrer Kostenstruktur sehr transparent, da abgesehen von der monatlich fixen Nutzungsgebühr keine Zusatzkosten zu erwarten sind. Bei herkömmlicher Software mit einmaligem Anschaffungspreis sind die Kosten für die regelmäßigen Updates häufig willkürlich und für den Nutzer nicht vorhersehbar.

Vorteil 4: Anbindung an den Steuerberater

Bei herkömmlicher Software müssen die Daten aus der Buchführungssoftware aufwendig exportiert und beim Steuerberater wieder eingelesen werden. Nur wenn eine vergleichsweise teure DATEV-Schnittstelle vorhanden ist, ist die direkte Datenübertragung möglich. Bei der virtuellen Buchführung im Internet hingegen gibt es oft gesonderte Zugriffsmöglichkeiten für den Steuerberater, sodass dieser sich die Daten direkt aus dem System holen kann.

Nachteil 1: das Problem mit der Datensicherheit

Viele Unternehmer haben Bedenken, ob ihre sensiblen Buchführungsdaten bei einem Onlineanbieter ausreichend gesichert sind, damit ein Zugriff Dritter auf die Daten wirkungsvoll verhindert werden kann. Daher lohnt es sich, sich vor der Auswahl eines Anbieters intensiv mit den jeweiligen Datenschutzbedingungen auseinanderzusetzen. Immerhin verfügen die Dienstleister gewöhnlich über hervorragende Systeme für die regelmäßige Datensicherung der Buchführungsdaten.

Nachteil 2: keine standardisierten Schnittstellen

Die Anbindung einer Cloudlösung an bestehende Softwareprodukte ist in Einzelfällen durchaus möglich. Dennoch bieten diese Produkte bei Weitem keine so große Bandbreite an standardisierten Schnittstellen auf wie normale Software. Dafür sind hier häufig Online-Partner integriert, die bei der klassischen Software fehlen.

Nachteil 3: Abhängigkeit vom Internet

Problematisch ist an der Cloud-Lösung auch die Abhängigkeit von der Internetverbindung. Sollte einmal das Telefon ausfallen und keine Internetverbindung möglich sein, ist ein Zugriff auf die Daten ausgeschlossen.

Buchführungsprogramm in Kombination: Gesamtpaket mit Auftragsverwaltung nutzen

Buchführungssoftware ist häufig als Kombinationsprodukt verfügbar, das gleichzeitig auch wichtige Funktionen für die Fakturierung bietet. Dadurch erhalten Sie sozusagen zwei Produkte in einem. Sie können dann mit einer Software Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und auch Mahnungen verschicken, gleichzeitig aber auch Ihre Buchführung erledigen. Zusätzlich haben Sie dadurch den Vorteil, dass Sie unter Umständen einen Teil der Buchungsdaten bereits aus dem Fakturierungsmodul automatisch übernehmen können. Somit entfällt der Aufwand für die Einbuchung der Ausgangsrechnungen und Gutschriften.

Freeware für die Buchhaltung: Für ein professionelles Unternehmen wirklich geeignet?

Das Internet bietet Ihnen eine Vielzahl an kostenfreien Möglichkeiten, Ihre Buchhaltung zu erledigen. Die kostenfreie Software kann direkt heruntergeladen und installiert werden. Die Bedienung ist meist vergleichsweise einfach und die Einarbeitungszeit kurz. Allerdings müssen Sie davon ausgehen, dass Sie einige Einschränkungen in Kauf nehmen müssen, wenn Sie mit einer kostenlosen Software für die Buchhaltung arbeiten möchten. Bei vielen Freeware-Produkten ist die Anzahl der Buchungen pro Monat oder pro Jahr beschränkt, sodass sie ausschließlich durch kleinere Unternehmen genutzt werden können. Auch eine zeitlich beschränkte Nutzung ist möglich – im Anschluss an die kostenfreie Testphase ist dann eine kostenpflichtige Version des Programms zu erwerben.

Zudem gibt es am Markt kostenfreie Produkte, die sich über Werbung finanzieren. Dabei wird beispielsweise auf jede erstellte Rechnung eine unauffällige Werbeanzeige aufgedruckt. Dies wirkt allerdings im täglichen Geschäftsverkehr nicht besonders professionell und sollte vermieden werden.

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